SEY Suomen eläinsuojelu ry, Djurskyddet Finland rf (0217003-8)
Lintulahdenkatu 10
00500 Helsinki
Sini Sarhimaa, sini.sarhimaa@sey.fi, 044 7799 580
Yhteydenottojen kirjausrekisteri
2026-11-09
Oikeutettu etu
Yhteydenottojen, kyselyiden, valitusten sekä some- ja mediamainintojen kokoaminen yhteen paikkaan, yhteydenottoihin vastaaminen ja jatkotoimista huolehtiminen, asian selvittäminen sekä yhdistyksen oikeusturva, mukaan lukien oikeudellisten vaatimusten laatiminen, esittäminen tai puolustaminen.
Yhdistyksellä on oikeutettu etu selvittää sen toimintaan ja henkilöihin kohdistuvat yhteydenotot ja valitukset, vastata niihin johdonmukaisesti ja suojata oikeuksiaan. Käsittely rajataan välttämättömiin tietoihin. Valtaosa tiedoista on rekisteröityjen itse yhdistykselle antamia tai julkisesti julkaistuja, joten käsittely on rekisteröityjen kohtuudella odotettavissa. Punninta on dokumentoitu erikseen.
Yhteydenottajat, toimittajat, somejulkaisijat, henkilö, jota asia koskee, sekä tiedot kirjaavat yhdistyksen työntekijät.
Yhdistyksen nimetyt vastuuhenkilöt. Tarvittaessa yhdistyksen oikeudellinen avustaja sekä viranomaiset lain perusteella. Henkilötietojen käsittelijänä toimii Microsoft (Microsoft 365).
Käsittely ei perustu suostumukseen.
Yhteydenoton päivämäärä ja kellonaika, kanava, tyyppi ja kohde. Yhteydenottajan nimi ja yhteystieto, jos ne on annettu. Toimittajan nimi ja media. Somekäyttäjän nimi tai käyttäjänimi. Kuvaus asiasta, linkit ja kuvakaappaukset, jatkotoimet sekä annettu vastaus. Kirjaajan nimi, tiimi ja kirjausaika. Lisäksi asianomaisen henkilön nimi ja hänestä esitetyt väitteet.
Yhteydenottajat itse, toimittajat ja julkiset mediajulkaisut, julkiset sosiaalisen median julkaisut sekä Microsoft 365 -kirjautuminen kirjaajan tietojen osalta.
Tietoja säilytetään asian käsittelyn ajan ja sen jälkeen [12] kuukautta. Jos oikeudellinen menettely on vireillä, tietoja säilytetään sen päättymiseen saakka. Säilytyksen tarve tarkistetaan vuoden välein.
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain perusteella sekä yhdistyksen oikeudelliselle avustajalle, kun se on tarpeen yhdistyksen oikeusturvan vuoksi.
Tiedot säilytetään ensisijaisesti EU:ssa. Jos Microsoft siirtää tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin.
Rekisteriä ei ylläpidetä manuaalisena. Mahdolliset tulosteet säilytetään lukitussa tilassa ja hävitetään tietoturvallisesti heti, kun niitä ei enää tarvita.
Tiedot tallennetaan Microsoft 365 -palveluun, johon pääsee vain organisaation tunnuksilla ja monivaiheisella tunnistautumisella. Käyttöoikeus on rajattu nimetyille vastuuhenkilöille, eivätkä kirjaajat näe muiden kirjauksia. Tietoja ei kopioida sähköpostiin, pikaviestimiin tai henkilökohtaisiin tiedostoihin. Tietoja käsittelevät ovat vaitiolovelvollisia.
Rekisterin yhteydessä ei käytetä evästeitä.
Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan, ja saada pääsy niihin. Oikeutta voidaan rajoittaa, jos tietojen antaminen loukkaisi muiden henkilöiden oikeuksia. Pyyntö tehdään kirjallisesti rekisteriasioiden yhteyshenkilölle, ja siihen vastataan kuukauden kuluessa.
Oikeus ei sovellu, koska käsittely perustuu oikeutettuun etuun eikä suostumukseen tai sopimukseen.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista. Kirjaukset kuvaavat esitettyjä väitteitä ja yhteydenottoja, joten korjaus koskee kirjauksen virheitä eikä väitteiden sisältöä. Tarvittaessa kirjaukseen lisätään rekisteröidyn oma lausuma.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaisissa tilanteissa, esimerkiksi silloin, kun hän kiistää tietojen paikkansapitävyyden.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Yhdistys voi jatkaa käsittelyä, jos sillä on huomattavan tärkeä ja perusteltu syy tai jos käsittely on tarpeen oikeudellisen vaatimuksen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon (tietosuoja.fi), jos hän katsoo, että hänen henkilötietojaan käsitellään lainvastaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista, jos niitä ei enää tarvita käsittelyn tarkoitukseen tai jos niitä on käsitelty lainvastaisesti. Oikeutta voidaan rajoittaa, jos tiedot ovat tarpeen oikeudellisen vaatimuksen vuoksi. Pyynnöt tehdään kirjallisesti rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.