Fysi Partners Finland Oy (2227315-7)
Nuijamiestentie 7
00400 Helsinki
Aino Sainio
aino.sainio@hcg-group.fi
+358 400 784515
Kumppanirekisteri
2023-11-22
Sopimus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on sopimus, kun sopimus tehdään luonnollisen henkilön kanssa (esim. yksityinen elinkeinonharjoittaja). Kun käsittely koskee organisaatioiden väliseen sopimukseen liittyviä yhteyshenkilöitä, oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Kumppanirekisterin käyttötarkoitus on kumppanisopimusten mukaisen yhteistyön toteuttaminen, hallinnointi ja viestintä.
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu tarpeeseen toteuttaa ja hallinnoida kumppanisopimuksia sekä mahdollistaa sopimuksiin liittyvä viestintä ja yhteydenpito.
Käsittely kohdistuu työtehtäviin liittyviin tietoihin, ja sitä voidaan pitää rekisteröidyn kannalta kohtuullisena osana tavanomaista liiketoimintaa.
Kumppanirekisteriin rekisteröidyn henkilön sopimukseen perustuva rooli, perustiedot ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjän henkilöstö sekä ulkoistetut kumppanit tarpeen mukaan
Kumppanirekisteri sisältää seuraavia tietoja sopimuskumppanin nimeämästä juridisesta yhteyshenkilöstä, toimipistekohtaisesta yhteyshenkilöstä ja laskutusyhteyshenkilöstä:
- Henkilön etu- ja sukunimi
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Edustamansa yhteisön ja sen toimipaikan nimi, Y-tunnus, sähköpostiosoite, postiosoite, käyntiosoite, www-sivut ja puhelinnumero
Kumppanirekisterin henkilötiedot saadaan suoraan sopimuskumppaneilta.
Kumppanirekisterin tietoja säilytetään 10 vuotta sopimuksen päättymisestä.
Rekisterin tiedot ovat ainoastaan rekisterinpitäjän käytössä, paitsi käytettäessä ulkoistettua palveluntarjoajaa joko kumppanirekisterin teknisessä ylläpidossa tai viestinnässä.
Tietoja ei luovuteta organisaation ulkopuolelle, paitsi laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole yrityksen tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.
Manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja kumppanirekisterin tietoja.
Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Ainoastaan määrätyillä organisaation ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää kumppanirekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen.
Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään.
Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta.
Koska kumppanirekisterissä tapahtuva henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, rekisteröidyllä ei ole oikeutta siirtää tietojansa järjestelmästä toiseen.
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.
Korjauspyyntö tulee tehdä todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.
Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Rajoittamispyyntö tulee tehdä todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyyntö tulee tehdä todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta.
Rekisteröidyn tiedot hävitetään sopimuskumppanin pyynnöstä, ellei lainsäädäntö estä tietojen poistamista. Mikäli rekisteröity toimii yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä, ei tietoja voida poistaa tänä aikana.
Mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin hänellä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
Kantelun voi tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyllä on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi sopimuksen rauettua.