Ensi- ja turvakotien liitto r.y. (0201112-5)
Asemapäällikönkatu 12 B, 4 krs
00520 Helsinki
Henna-Riikka Myrskylä henna-riikka.myrskyla@etkl.fi
Sopimus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää ja kehittää Ensi- ja turvakotien liiton lahjoittajien suhdetta järjestöön.Tarvittavien henkilötietojen käsittely on välttämätön edellytys lahjoittajasuhteen hoitamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimus, joka muodostuu lahjoituksen tekemisestä joko puhelimen, tekstiviestin, tilisiirron tai verkon kautta. Varainhankintarekisterin henkilötietojen käyttötarkoituksia ovat: • Lahjoittajan tunnistaminen. • Lahjoittajaviestintä lahjoitusvarojen käytöstä ja niiden tarpeesta. • Lahjoittamiseen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoito, analysointi ja kehittäminen. • Lahjoittajan tietojen hallinta, tuki- ja neuvontapalvelujen järjestäminen sekä laadun varmistaminen. • Markkinointi, kuten suoramarkkinointi, digimarkkinointi, tuotemarkkinointi, lahjoituspyynnöt ja tapahtumakutsut sekä markkina- tai mielipidetutkimukset. Lahjoittajien henkilötietoja säilytetään, kunnes viimeisestä lahjoituksesta tai tuoteostosta on kulunut yli 3 vuotta. Kun viimeisestä lahjoituksesta on kulunut ko. aika, poistamme tiedot rekisteristämme. Jos olet ilmoittanut meille kiinnostuksestasi perinnön jättämisestä Ensi- ja turvakotien liitolle, säilytämme yhteystietosi voidaksemme olla yhteydessä sinuun testamenttiasioissa
Jos käsittely perustuu oikeutettuun etuun: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu kerättyjen ja käytettävien henkilötietojen käsittelyyn perustuu elinkeinon harjoittamisen vapauteen. Rekisterinpitäjän on käsiteltävä henkilötietoja voidakseen suorittaa liiketoimintaan liittyviä tehtäviä. Henkilötietojen käsittelyä ei tässä yhteydessä voida välttämättä perustella lakisääteisellä velvoitteella tai yksilön kanssa tehdyn sopimuksen perusteella. Rekisterinpitäjä on tasapainotestissä todennut oikeutetun edun olevan käsittelyn luonteen, laajuuden ja rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien toteutumisen puolesta soveltuvin käsittelyperuste. Rekisterinpitäjä on arvioinut, että oikeutetun edun mukainen toiminnasta ei aiheudu vakavaa haittaa kyseisten yksilöiden (rekisteröityjen) oikeuksille ja vapauksille.
Lahjoittajien henkilötiedot
Rekisterinpitäjän henkilöstö sekä ulkoituskumppanit (taloushallinto) soveltuvin osin.
- Lahjoitussuhteen alkamis- ja päättymistiedot - Lahjoituksen tiedot - Yrityksen verkkolaskuosoite - Kuukausilahjoittajan pankkitili - Etu- ja sukunimi - Katuosoite - Puhelinnumero - sähköpostiosoite - yrityksen y-tunnus, yhteyshenkilö, yhteyshenkilön sähköpostiosoite sekä yrityksen osoitetiedot Rekisteröidyistä voidaan käsitellä edellä mainittujen, kaikkia rekisteröityjä koskevien tietojen lisäksi myös seuraavia tietotyyppejä: • asiakkaan tilauksen yhteydessä antamat tiedot, kuten tilauksen tuotesisältö ja maksutapa • asioidessa käytetty kieli ja valuutta • asiakashistoria (esimerkiksi lahjoituksiin liittyvät tiedot, tilaisuuksiin ja tapahtumiin osallistuminen, yhteydenotot, palautteet) • mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot • yritysasiakkaalta lisäksi yrityksen y-tunnus ja alv-tunnus.
Tietoja saadaan lahjoittaja tekemistä rekisteröitymisistä sekä lahjoittajasuhteen aikana asiakkaan tekemistä ilmoituksista. Nimi- ja yhteystietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. Tietoja voidaan saada myös alihankkijoilta, jotka liittyvät palvelun käyttämiseen tai tuottamiseen. Lahjoittajien muista toimista digitaalisessa ympäristössä voidaan saada tietoja yhteistyökumppaneiden sivustoista, tietojärjestelmistä tai muista digitaalisista lähteistä, joihin kirjaudutaan sähköisen kutsun kautta, evästeiden kautta tai käyttämällä asiakkaille annettuja tunnuksia. Lahjoittajarekisterin tiedot ovat ainoastaan organisaation käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi. Tietoja ei luovuteta organisaation ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.
Lahjoittajien henkilötietoja säilytetään, kunnes viimeisestä lahjoituksesta tai tuoteostosta on kulunut yli 3 vuotta. Kun viimeisestä lahjoituksesta on kulunut ko. aika, poistamme tiedot rekisteristämme.
Lahjkoittajarekisterin tiedot ovat ainoastaan organisaation käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi. Tietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.
Rekisterin tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. On kuitenkin mahdollista, että käsittelyssä käytetään EU/ETA -alueen ulkopuolisia palveluntarjoajia tai että palveluntarjoajien pilvet sijaitsevat EU/ETA -alueen ulkopuolella, jolloin tietojen siirtoperusteena käytetään SCC -vakiolausekkeita sekä tietojen siirroissa on toteutettu lisäsuojatoimia, kuten sisäiset ohjeistukset (henkilötietojen pseudonymisoinnista ja vastaavista) sekä mahdollisesti TIA -analyysi tilanteen vaatiessa sellaisen. Kun henkilötietoja käsittelevä organisaatio on sitoutunut EU-USA tietosuojakehykseen (DPF), käytetään siirtoperusteena silloin sitä sen voimassaolon aikana.
Manuaalista aineistoa ei synny
Ainoastaan määrätyillä organisaation ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Käytämme sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme. Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja: - vierailijan IP-osoite - vierailun ajankohta - selatut sivut ja sivujen katseluajat - vierailijan selain Sinun oikeutesi Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla niiden asetuksia evästebannerista. Myös jotkut selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.
Käsiteltäviin henkilötietoihin ei sovelleta profilointia tai automaattista käsittelyä.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi. Tarkastuspyyntö on lähetettävä todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalvelupisteeseen.
Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen. Siirtopyyntö tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen.
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterin vastuuhenkilölle.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen. Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka. Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat: Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki Puhelinvaihde: 029 566 6700 Kirjaamo: 029 566 6768 tietosuoja@om.fi www.tietosuoja.fi
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.