Suomen Arkkitehtiliitto ry SAFA (0116915-8)
Hämeentie 19 A
00500 Helsinki
Arja Lukin
arja.lukin@safa.fi
SAFA jäsenrekisteri
Sopimus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on jäsenyyteen liittyvien sitoumusten ja palveluiden toteuttaminen, hallinta ja ylläpito.
Tämä sisältää esimerkiksi:
- Yhdistyksen jäsenyyttä hakeneiden sekä nykyisten jäsenien henkilötietojen hallinta
- Yhdistyksen jäsenelleen lupaaman palvelun ja muun toiminnan toteuttaminen (jäsensopimuksen toteuttaminen)
- Yhdistyksen viestinnän toteuttaminen ja muu markkinointi (jäsensopimuksen toteuttaminen)
- Yhdistyksen päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta
Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin henkilötietoja seuraavilla oikeusperusteilla:
- Lakisääteinen velvoite (Yhdistyksen on ylläpidettävä luetteloa jäsenistä)
- Sopimuksen toteuttaminen (Jäsenyyssopimuksen toteuttaminen, tilaajasopimuksen toteuttaminen)
- Oikeutettu etu (Jäsenviestintä ja muu asiankuuluva käsittely)
- Suostumus (esim. suostumus siitä että jäsenen yhteystiedot saa luovuttaa sen kysyjälle)
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu kerättyjen ja käytettävien henkilötietojen käsittelyyn perustuu elinkeinon harjoittamisen vapauteen. Rekisterinpitäjän on käsiteltävä henkilötietoja voidakseen suorittaa liiton toimintaan liittyviä tehtäviä.
Henkilötietojen käsittelyä ei tässä yhteydessä voida välttämättä perustella lakisääteisellä velvoitteella tai yksilön kanssa tehdyn sopimuksen perusteella.
Rekisterinpitäjä on tasapainotestissä todennut oikeutetun edun olevan käsittelyn luonteen, laajuuden ja rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien toteutumisen puolesta soveltuvin käsittelyperuste.
Rekisterinpitäjä on arvioinut, että oikeutetun edun mukainen toiminnasta ei aiheudu vakavaa haittaa kyseisten yksilöiden (rekisteröityjen) oikeuksille ja vapauksille.
Jäsenten henkilötiedot
Jäsenten henkilötietoja voidaan luovuttaa seuraaville tahoille:
- Arkkitehtitoimistojen liitto ATL:lle henkilön SAFAn jäsenyyden varmistamiseksi.
- Tekniikan akateemiset ry:lle SAFA-TEK -yhteisjäsenyyden toteuttamiseksi
- KOKO-kassalle työttömyyskassan jäsenyyden toteuttamiseksi
- Yhteistyökumppaneille jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi
- Ark.fi–sivuston digilehtien lukuoikeuksien todentamiseksi
- Safa.fi- sivuston jäsenportaalinkäyttöoikeuksia varten
- Verottajalle ammattiyhdistyksen jäsenmaksuhyvityksen saamiseksi
Käsittelyn perustuessa suostumukseen, suostumuksen voi koska tahansa perua olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään tai tämän rekisterin yhteyshenkilölle.
Alla eriteltynä mitä tietoja jäsenistä käsitellään sekä oikeusperusteet.
Yhdistyksen lakisääteinen velvoite ylläpitää jäsenluetteloa:
- nimi
- kotipaikka
Sopimus:
- Sähköposti(t)
- Puhelinnumero(t)
- Kotiosoite
- Laskutustiedot
- Kriittiset yhdistykseen tai yhdistyksen jäsenyyteen liittyvät tiedot tai tiedotteet
- Jäsenyyden tyyppi, mahdolliset jäsenmaksun alennukseen liittyvät tiedot
- KOKO-kassan jäsenyyden hakeminen, kassan jäsenyys
- Työtehtäviin liittyvät tiedot, esim. yrittäjä, palkansaaja
- Arvonimet/titteli
- Puolison kuuluminen SAFAan
Yhdistyksen toimintaan liittyvä oikeutettu etu:
- Syntymäaika, henkilötunnus
- Jäseneksi liittymispäivä, eroamispäivä ja -syy
- Jäsenyyden tyyppi - Liittymisen tyyppi (täysjäsen, opiskelijajäsen)
- Suoritetut tutkinnot ja niiden päivämäärät sekä suorittamispaikat
- Tiedot entisistä ja nykyisistä luottamustehtävistä SAFAssa
- Kuuluminen ala- ja paikallisosastoihin
- Sukupuoli
- Laskujen maksuhistoria
- Luvat ja suostumukset yhteystietojen luovutuksesta
Jäsenen henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai kotiosoitteen päivityksen osalta postilta. Historiatiedot syntyvät järjestelmässä.
Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan (perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun, mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai SAFAn sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
Jäsenen yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköposti) voidaan luovuttaa kolmannelle henkilölle, jos jäsen on antanut tähän suostumuksensa.
Rekisterin tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
On kuitenkin mahdollista, että käsittelyssä käytetään EU/ETA -alueen ulkopuolisia palveluntarjoajia tai että palveluntarjoajien pilvet sijaitsevat EU/ETA -alueen ulkopuolella, jolloin tietojen siirtoperusteena käytetään SCC -vakiolausekkeita sekä tietojen siirroissa on toteutettu lisäsuojatoimia, kuten sisäiset ohjeistukset (henkilötietojen pseudonymisoinnista ja vastaavista) sekä mahdollisesti TIA -analyysi tilanteen vaatiessa sellaisen.
Kun henkilötietoja käsittelevä organisaatio on sitoutunut EU-USA tietosuojakehykseen (DPF), käytetään siirtoperusteena silloin sitä sen voimassaolon aikana.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan.
Tapahtumissa kerättävät yhteystiedot ja muut manuaalisesti käsiteltävät jäsentietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa.
Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä
manuaalisesti tallennettuja jäsentietoja.
Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Ainoastaan määrätyillä organisaation ja sen lukuun toimivilla työntekijöillä on oikeus
käyttää jäsenrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin, jossa henkilötietoja käsitellään.
Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. Järjestelmät on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään.
Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Käytämme sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä.
Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen
sivustollamme.
Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja:
- vierailijan IP-osoite
- vierailun ajankohta
- selatut sivut ja sivujen katseluajat
- vierailijan selain
Sinun oikeutesi
Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla niiden asetuksia evästebannerista. Myös jotkut selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen.
Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.
Lisätietoja käyttämistämme evästeistä on saatavilla osoitteessa: https://www.safa.fi/evasteet/
Käsiteltäviin henkilötietoihin ei sovelleta profilointia tai automaattista käsittelyä.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tehdään ottamalla yhteys rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen. Tarkastuspyyntö on lähetettävä todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.
Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen.
Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.
Korjauspyyntö tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen.
Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.
Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen.
Mikäli toimit yhdistys-, yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.f
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.