Ensi- ja turvakotien liitto r.y. (0201112-5)
Asemapäällikönkatu 12 B, 4 krs
00520 Helsinki
Mikko Savelainen mikko.savelainen@etkl.fi
Oikeutettu etu
Rekisterin pitäjä kerää ja käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin: • Palveluiden tarjoaminen ja asiakassuhteen hoitaminen: Henkilötietoja käytetään liiton tarjoamien tukipalveluiden ja verkkopalveluiden toiminnan mahdollistamiseksi, asiakassuhteen ylläpitämiseksi sekä yhteydenottoihin ja palautteiden käsittelyyn. • Tiedottaminen ja viestintä: Henkilötietoja voidaan käyttää uutiskirjeiden, tapahtumakutsujen ja muun ajankohtaisen tiedon lähettämiseen käyttäjän suostumuksen mukaisesti. • Toiminnan kehittäminen ja raportointi: Tietoja hyödynnetään palveluiden laadun ja vaikuttavuuden arviointiin sekä tilastointiin ja tutkimustarkoituksiin. Tiedot anonymisoidaan aina, kun se on mahdollista. • Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen: Henkilötietoja käsitellään kirjanpito- ja raportointivelvoitteiden täyttämiseksi sekä viranomaisvaatimusten mukaisesti. • Tietoturva ja väärinkäytösten ennaltaehkäisy: Henkilötietoja voidaan käsitellä verkkosivujen ja järjestelmien turvallisuuden varmistamiseksi sekä mahdollisten väärinkäytösten ennaltaehkäisyyn ja selvittämiseen. Henkilötietoja käsitellään aina huolellisesti ja tietosuojasääntelyn mukaisesti.
Rekisterinpitäjän on käsiteltävä henkilötietoja voidakseen suorittaa liiketoimintaan liittyviä tehtäviä. Henkilötietojen käsittelyä ei tässä yhteydessä voida välttämättä perustella lakisääteisellä velvoitteella tai yksilön kanssa tehdyn sopimuksen perusteella. Rekisterinpitäjä on tasapainotestissä todennut oikeutetun edun olevan käsittelyn luonteen, laajuuden ja rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien toteutumisen puolesta soveltuvin käsittelyperuste. Rekisterinpitäjä on arvioinut, että oikeutetun edun mukainen toiminnasta ei aiheudu vakavaa haittaa kyseisten yksilöiden (rekisteröityjen) oikeuksille ja vapauksille.
IP osoite, vierailuaika- ja sivut.
Verkkosivujen ylläpitopalvelimen tarjoavan yrityksen rajattu, valtuutettu henkilöstö.
Suostumus annetaan verkkosivuilla olevan bannerin välityksellä ja perutaan "evästeasetukset" osion kautta.
Verkkosivujen rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja käyttäjästä: • Perustiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja muut käyttäjän itse antamat yhteystiedot. • Verkkosivujen käyttöön liittyvät tiedot: IP-osoite, evästetiedot, selaintyyppi, käyttöjärjestelmä, käytetyt sivut ja sivustolla vietetty aika. • Yhteydenottolomakkeiden ja palautteiden tiedot: viestien sisältö ja mahdolliset liitetiedostot. • Uutiskirjeen ja muiden viestintäpalveluiden tilaustiedot: käyttäjän antamat suostumukset ja tilausasetukset. • Tapahtumiin ja koulutuksiin liittyvät tiedot: osallistujan nimi, yhteystiedot ja mahdolliset erityistoiveet (esim. ruokavalio- tai saavutettavuustarpeet). • Muut käyttäjän itse antamat tiedot: esimerkiksi keskustelut chat-palvelussa tai verkkokyselyihin annetut vastaukset
Henkilötiedot saadaan seuraavista lähteistä: • Käyttäjältä itseltään verkkosivujen lomakkeiden, uutiskirjeen tilausten, palautteiden, tapahtumailmoittautumisten ja muiden yhteydenottojen kautta. • Evästeiden ja analytiikkatyökalujen avulla verkkosivujen käytöstä kerättävät tiedot, kuten IP-osoite, selaintyyppi ja sivustolla vietetty aika. • Julkisista lähteistä ja viranomaisilta, jos tietojen käsittely perustuu lainsäädäntöön tai viranomaismääräyksiin. Henkilötietoja kerätään aina lainmukaisesti ja vain tarpeellisiin käyttötarkoituksiin.
Tietoja ei erikseen poisteta koskaan.
Rekisterin tiedot ovat ainoastaan yrityksen käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa, heidän käytössään. Tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön muuten kuin tietomurtojen- ja vastaavien yhteydessä.
Rekisterin tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. On kuitenkin mahdollista, että käsittelyssä käytetään EU/ETA -alueen ulkopuolisia palveluntarjoajia tai että palveluntarjoajien pilvet sijaitsevat EU/ETA -alueen ulkopuolella, jolloin tietojen siirtoperusteena käytetään SCC -vakiolausekkeita sekä tietojen siirroissa on toteutettu lisäsuojatoimia, kuten sisäiset ohjeistukset (henkilötietojen pseudonymisoinnista ja vastaavista) sekä mahdollisesti TIA -analyysi tilanteen vaatiessa sellaisen. Kun henkilötietoja käsittelevä organisaatio on sitoutunut EU-USA tietosuojakehykseen (DPF), käytetään siirtoperusteena silloin sitä sen voimassaolon aikana.
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Asiakas- ja henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön on oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Rekisterin pitäjä suojaa ATK-järjestelmissä käsiteltävät henkilötiedot asianmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein varmistaakseen tietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden. • Pääsynhallinta: Henkilötietoihin on pääsy vain niillä työntekijöillä ja yhteistyökumppaneilla, joille se on työtehtävien hoitamisen kannalta välttämätöntä. Pääsynhallinta perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja vahvaan tunnistautumiseen. • Tietoturva ja salaus: Rekisterin sisältämät tiedot säilytetään suojatuilla palvelimilla, joihin on pääsy vain asianmukaisesti valtuutetuilla henkilöillä. Tietojen siirrossa ja tallennuksessa käytetään tarvittaessa salausta tietojen suojaamiseksi luvattomalta käytöltä. • Lokit ja valvonta: Kaikki henkilötietojen käsittelyä koskevat toimenpiteet kirjataan lokitietoihin, ja järjestelmien käyttöä valvotaan mahdollisten tietoturvapoikkeamien havaitsemiseksi. • Varmuuskopiointi: Tietoja varmuuskopioidaan säännöllisesti, ja varmuuskopiot säilytetään suojatuissa ympäristöissä tietojen palauttamiseksi mahdollisissa häiriötilanteissa. • Tietojen säilytys ja poistaminen: Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten mukaisesti. Tarpeettomat ja vanhentuneet tiedot poistetaan säännöllisesti turvallisella tavalla.
Käytämme sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme. Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja: - vierailijan IP-osoite - vierailun ajankohta - selatut sivut ja sivujen katseluajat - vierailijan selain Sinun oikeutesi Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla niiden asetuksia evästebannerista. Myös jotkut selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen.
Oikeutettua etua käsittelyperusteena käytettäessä rekisteröidyllä ei ole oikeutta siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen. Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka. Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat: Tietosuojavaltuutetun toimisto PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki p. 029 56 66700 tietosuoja@om.fi www.tietosuoja.fi
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.