SOLEMO Oy (0790905-7)
Vanha talvitie 19 A
00580 Helsinki
SOL Tietosuoja
tietosuoja-asetus@sol.fi
Henkilöstörekisteri
2025-04-02
Lakisääteinen velvoite
Rekisterin käyttötarkoitus on yrityksen henkilöstön työsuhteiden, palkanmaksun ja niihin rinnastettavien toimenpiteiden mahdollistaminen.
Käsittelyperuste on tilanteesta riippuen lakisääteinen velvoite, sopimus tai suostumus riippuen kulloisenkin käsittelyn tarkoituksesta tai lähteestä, josta tiedot saadaan.
Rekisterinpitäjän työntekijät
Rekisterinpitäjän henkilöstö sekä ulkoistuskumppanit soveltuvin osin.
Oikeus suostumuksen peruuttamiseen:
Ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle tai sen edustajalle.
Rekisteri sisältää seuraavia tietoja:
- Henkilön etu- ja sukunimi
- Henkilötunnus
- Syntymäaika
- Sukupuoli
- Kansalaisuus
- Henkilönumero
- Sähköpostiosoite
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- Pankkitili
- Verotiedot
- Muut palkanmaksuun liittyvät tiedot
- Työntekijän työhistoria
- Työntekijän koulutushistoria
- Työntekijän työtehtävissä kehittymistä koskevat tiedot (muun muassa kouluttautumiseen liittyvät tiedot)
- Muut työntekijän pätevyystiedot
- Työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot
- Poissaoloihin liittyvät tiedot
- Työvuorosuunnitteluun- ja toteumaan liittyvät tiedot
- Työntekijän mahdollisen lähiomaisen nimi ja yhteystiedot
- Työsuhteen päättymiseen liittyvät tiedot, kuten työtodistus
- Muut työsuhteeseen liittyvät tiedot
- Tietoturvaan liittyvät tiedot (laitteistotiedot, kirjautumistiedot, verkkosijainti, käyttäytymismalli)
Rekisterin tiedot tulevat ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Tietoja kerätään myös viranomaisilta tai muualta rekisteröidyn suostumuksella.
Rekisterin tietoja ei säilytetä sen jälkeen, kun työsuhteen päättymisestä on kulunut 10 vuotta. Osin tietojen säilytysaika on tätä lyhyempi ja perustuu esimerkiksi työlainsäädännön mukaisiin kanneaikoihin tai kirjanpitolainsäädännön mukaisiin säilytysaikoihin.
Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei se ole työsuhteen ylläpidon, työnantajan lakisääteisen velvoitteen tai palkanmaksun kannalta välttämätöntä.
Rekisterin tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. On kuitenkin mahdollista, että käsittelyssä käytetään EU/ETA -alueen ulkopuolisia palveluntarjoajia tai että palveluntarjoajien pilvet sijaitsevat EU/ETA -alueen ulkopuolella, jolloin tietojen siirtoperusteena käytetään SCC -vakiolausekkeita sekä tietojen siirroissa on toteutettu lisäsuojatoimia, kuten sisäiset ohjeistukset (henkilötietojen pseudonymisoinnista ja vastaavista) sekä mahdollisesti TIA -analyysi tilanteen vaatiessa sellaisen.
Kun henkilötietoja käsittelevä organisaatio on sitoutunut EU-USA tietosuojakehykseen (DPF), käytetään siirtoperusteena silloin sitä sen voimassaolon aikana.
Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty. Esimerkiksi työsopimuksia voidaan säilyttää lukituissa kaapeissa, jonne on pääsy vain erikseen nimetyillä henkilöillä.
Kaikki muu rekisteriin liittyvä aineisto on vain sähköisessä muodossa ja tietoja käsitellään vain sähköisesti. Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin työnjohtaminen, valvominen, palkanlaskenta tai muu työsuhteeseen liittyvän asian hoito edellyttää. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee Suomessa.
Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin työnjohtaminen, valvominen, palkanlaskenta tai muu työsuhteeseen liittyvän asian hoito edellyttää. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee Suomessa.
Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten .
Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen.
Siirtopyyntö tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen.
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta
virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.
Korjauspyyntö tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen.
Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.
Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen.
Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi työsuhteen päätyttyä, mikäli käsittelyn oikeusperuste ja muut vaatimukset sen mahdollistavat.