Tilitoimisto Lemon Tree Oy (2599105-8)
Siltasaarenkatu 8-10
00530 Helsinki
Veera Lietkari tietosuoja@lemontree.fi
Oikeutettu etu
Rekisterin käyttötarkoitus on organisaation yhteistyö- ja alihankintatoimintojen toteuttaminen sekä sidosryhmien sopimusten hallinta, arkistointi ja kumppanuussuhteiden ylläpito. Tietoja voidaan käyttää yrityksen toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoitukseen ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen. Organisaatio käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi.
Rekisterinpitäjän on käsiteltävä henkilötietoja voidakseen suorittaa liiketoimintaan liittyviä tehtäviä. Henkilötietojen käsittelyä ei tässä yhteydessä voida välttämättä perustella lakisääteisellä velvoitteella tai yksilön kanssa tehdyn sopimuksen perusteella. Rekisterinpitäjä on tasapainotestissä todennut oikeutetun edun olevan käsittelyn luonteen, laajuuden ja rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien toteutumisen puolesta soveltuvin käsittelyperuste. Rekisterinpitäjä on arvioinut, että oikeutetun edun mukainen toiminnasta ei aiheudu vakavaa haittaa kyseisten yksilöiden (rekisteröityjen) oikeuksille ja vapauksille.
Nimi, edustettu organisaatio ja yhteystiedot sekä mahdolliset muut sopimuksessa sovitut asiat.
Luovuttaessaan rekisteriin kuuluvia henkilötietoja rekisterinpitäjä ottaa huomioon velvoittavan lainsäädännön vaatimukset. Tyypillisiä vastaanottajaryhmiä ovat rekisterinpitäjän henkilöstö sekä ulkoituskumppanit (järjestelmien palveluntarjoajat, perintä, jne.) soveltuvin osin. Organisaatio käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Rekisterinpitäjä varmistaa sopimus- ja muilla järjestelyillä, että sen käyttämät yhteistyökumppanit käsittelevät henkilötietoja huolellisesti ja hyvää tietojenkäsittelytapaa noudattaen.
Sopimusrekisteri sisältää seuraavia tietoja: - Henkilön etu- ja sukunimi - Edustamansa yhteisö - Y-tunnus - Sähköpostiosoite - Postiosoite - Puhelinnumero - Muita sopimuksessa sekä muuten yhteisesti sovittuja liiketoiminnallisia asioita
Rekisterin sisältämät henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään tai henkilön edustamalta yritykseltä eri viestintäkanavissa, kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla. Lisäksi tietolähteinä toimivat julkiset tietolähteet, kuten organisaatioiden omat verkkosivut, sosiaalinen media, LinkedIn ja erilaiset internetin hakupalvelut. Saatuja tietoja käytetään vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty.
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi, mukaan lukien lain, kirjanpidon ja raportoinnin asettamien vaatimusten täyttäminen. Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin käsittelylle on olemassa perusteltu oikeusperuste. Sopimussuhteen aikana kerättyjä henkilötietoja säilytetään sopimussuhteen tai palveluiden tuottamisen edellyttämän ajan. Asiakassuhteen tai palvelun päätyttyä henkilötietoja säilytetään tarvittavin osin oikeutettujen etujen turvaamiseksi, esimerkiksi mahdollisten korvausvaatimusten tai oikeudellisten kanteiden käsittelyn mahdollistamiseksi vanhentumislainsäädännön puitteissa. Mikäli henkilötietoja käsitellään lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, niin säilytetään niitä voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Tällaisia säilytysvelvoitteita aiheutuu muun muassa kirjanpito- ja rahanpesulainsäädännön kautta.
Asiakasrekisterin tiedot ovat pääasiassa vain organisaation käytössä. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa ulkopuolisille palveluntarjoajille lisäarvopalveluiden tuottamiseksi, luottopäätösten tueksi, luottohakemusten käsittelyyn, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lain velvoittaessa. Rekisteröidyn henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.
Henkilötietojen siirrot toteutetaan aina EU tietosuoja-asetuksen (GDPR) asettamien vaatimusten mukaisesti. Rekisterin tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU tai ETA ulkopuolelle. Joissakin tapauksissa palveluntarjoajat tai heidän käyttämänsä pilvipalvelut voivat kuitenkin sijaita EU/ETA-alueen ulkopuolisissa maissa. Pääsääntöisesti tietoja siirretään vain maihin, jotka Euroopan komissio on hyväksynyt riittävän tietosuojan tason tarjoaviksi. Mikäli henkilötietojen käsittelyssä käytetään Yhdysvaltoihin sijoittunutta palveluntarjoajaa, joka on sitoutunut EU-USA tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework, DPF), käytetään siirron perustana tätä kehystä sen voimassaoloajan. Jos tietoja siirretään maahan, jota Euroopan komissio ei ole arvioinut riittävän tietosuojatason maaksi, siirrot perustuvat EU hyväksymiin SCC-vakiolausekkeisiin (Standard Contractual Clauses, SCC). Tällaisissa tapauksissa toteutamme teknisiä, organisatorisia tai sopimuksellisia lisätoimia tarvittavassa laajuudessa varmistaaksemme henkilötietojen suojaamisen vastaavasti kuin ETA-alueen sisällä.
Kumppanirekisteriin liittyvä aineisto on pääasiassa vain sähköisessä muodossa ja tietoja käsitellään vain sähköisesti. Yhteisissä aktiviteeteissa ja tapahtumissa kerättävät yhteystiedot ja muut manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Ainoastaan määrätyillä organisaation ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää sopimusrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. Käsittelemme henkilötietojasi riittävin ja ajan tasalla olevin teknisin ja organisatorisin suojaustoimin. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Käytämme sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme. Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja: - vierailijan IP-osoite - vierailun ajankohta - selatut sivut ja sivujen katseluajat - vierailijan selain Sinun oikeutesi Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla niiden asetuksia evästebannerista. Myös jotkut selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.
Käsiteltäviin henkilötietoihin ei sovelleta profilointia tai automaattista käsittelyä.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena tai todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalvelupisteeseen. Rekisterinpitäjällä on oikeus laskuttaa pyynnöstä, jos tiedon saamisesta koituu sille kustannuksia.
Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen. Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä yrityksen asiakaspalveluun tai todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterin vastuuhenkilölle.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle. Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka. Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat: Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki Puhelinvaihde: 029 566 6700 Kirjaamo: 029 566 6768 tietosuoja@om.fi www.tietosuoja.fi
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi sopimuksen rauettua, jos ja vain jos tämä ei haittaa rekisterinpitäjää koskevan lain noudattamista.