Pieni ele ry (3084506-3)
Oltermannintie 8
00620 Helsinki
Minna Lehtola
Keräyskoordinaattori
0400 887114
minna.lehtola@pieniele.fi
Vapaaehtoisten rekisteri
2025-09-17
Oikeutettu etu
Tietoja käsitellään vapaaehtoistoiminnan hallintaan, yhteydenpitoon, tapahtumien ja tehtävien koordinointiin. Tavoitteena on varmistaa vapaaehtoistoiminnan sujuvuus ja mahdollisuus tavoittaa vapaaehtoiset tarvittaessa nopeasti.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimus sekä oikeutettu etu.
Vapaaehtoisuus voi olla monimuotoisesti toteutuvaa, sopimukseen perustuvaa yhteistyötä Pieni ele ry:n tarkoituksen toteuttamiseksi muun muassa lipasvahtina.
Pieni ele ry:n oikeutettuna etuna on mahdollistaa vapaaehtoistoiminnan tehokas koordinointi, viestintä ja toiminnan kehittäminen. Käsittely ei vaaranna vapaaehtoisten yksityisyyttä, ja vapaaehtoisella on aina oikeus vastustaa käsittelyä.
Oikeutettu etu perustuu yhdistyksen toiminnan organisointiin ja vapaaehtoistoiminnan sujuvaan järjestämiseen. Rekisterinpitäjän on käsiteltävä henkilötietoja voidakseen suorittaa keräykseen liittyviä tehtäviä. Henkilötietojen käsittelyä ei tässä yhteydessä voida välttämättä perustella lakisääteisellä velvoitteella tai yksilön kanssa tehdyn sopimuksen perusteella.
Rekisterinpitäjä on tasapainotestissä todennut oikeutetun edun olevan käsittelyn luonteen, laajuuden ja rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien toteutumisen puolesta soveltuvin käsittelyperuste.
Rekisterinpitäjä on arvioinut, että oikeutetun edun mukainen toiminnasta ei aiheudu vakavaa haittaa kyseisten yksilöiden (rekisteröityjen) oikeuksille ja vapauksille.
Nimi, Osoite, Kunta, Puhelinnumero, Sähköpostiosoite
Pieni ele ry:n hallinto ja vapaaehtoistoiminnasta vastaavat henkilöt
Mahdolliset yhteistyökumppanit, jotka koordinoivat tapahtumia
IT- ja pilvipalveluiden tarjoajat, joiden palveluissa tietoja säilytetään rekisteröidystä
Viranomaiset lain edellyttämissä tilanteissa (esim. vakuutus- tai työturvallisuusasioissa)
Suostumusta voidaan pyytää erikseen esimerkiksi valokuvien julkaisuun, viestintälistoille liittymiseen tai tietojen luovuttamiseen ulkopuolisille. Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista, ja sen voi peruuttaa milloin tahansa.
- Nimi
- Kunta
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Keskustelut vapaaehtoisen kanssa
- Tilinumero
- Vapaaehtoistyö.fi -palvelun välityksellä saadut tiedot
Tiedot saadaan vapaaehtoiselta itseltään ilmoittautumisen yhteydessä (sähköinen lomake, sähköposti, puhelin) tai kumppaneilta, joka auttavat vapaaehtoisten rekrytoinnissa ja koordinoinnissa.
Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö estä tietojen poistamista.
Tietoja säilytetään niin kauan kuin vapaaehtoinen on aktiivisesti mukana toiminnassa.
Passiivisten vapaaehtoisten tiedot poistetaan tai anonymisoidaan viimeistään 2 vuoden kuluttua viimeisestä toimintaan osallistumisesta, ellei säilyttäminen ole tarpeen esimerkiksi vakuutus- tai raportointivelvoitteiden vuoksi.
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille.
Tietoja voidaan kuitenkin jakaa paikallisille yhteistyökumppaneille tai tapahtumajärjestäjille vapaaehtoistoiminnan käytännön toteutusta varten, mikäli se on välttämätöntä tehtävän hoitamiseksi.
Rekisterin tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. On kuitenkin mahdollista, että käsittelyssä käytetään EU/ETA -alueen ulkopuolisia palveluntarjoajia tai että palveluntarjoajien pilvet sijaitsevat EU/ETA -alueen ulkopuolella, jolloin tietojen siirtoperusteena käytetään SCC -vakiolausekkeita sekä tietojen siirroissa on toteutettu lisäsuojatoimia, kuten sisäiset ohjeistukset (henkilötietojen pseudonymisoinnista ja vastaavista) sekä mahdollisesti TIA -analyysi tilanteen vaatiessa sellaisen.
Kun henkilötietoja käsittelevä organisaatio on sitoutunut EU-USA tietosuojakehykseen (DPF), käytetään siirtoperusteena silloin sitä sen voimassaolon aikana.
Mahdollinen paperiaineisto (esim. ilmoittautumislistat tapahtumissa) säilytetään lukitussa tilassa.
Paperilistat hävitetään turvallisesti tapahtuman päätyttyä tai viimeistään tietojen siirtämisen jälkeen sähköiseen järjestelmään.
Ainoastaan määrätyillä työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja tietoja.
Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään suojatuissa ja salatuissa pilvipalveluissa. Pääsy tietoihin on rajattu vain niille työntekijöille ja vapaaehtoisille, joiden tehtäviin tietojen käsittely kuuluu. Tietojärjestelmissä käytetään vahvoja salasanoja ja kaksivaiheista tunnistautumista.
Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Käytämme sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä.
Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme.
Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja:
- vierailijan IP-osoite
- vierailun ajankohta
- selatut sivut ja sivujen katseluajat
- vierailijan selain
Sinun oikeutesi
Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla niiden asetuksia evästebannerista. Myös jotkut selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen.
Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.
Käsiteltäviin henkilötietoihin ei sovelleta profilointia tai automaattista käsittelyä.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tehdään ottamalla yhteys rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen. Tarkastuspyyntö on lähetettävä todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalvelupisteeseen.
Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen.
Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta
virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.
Korjauspyyntö tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen.
Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.
Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu.
Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen
tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen.
Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.