Rekrytointirekisteri

Tietosuojaseloste
Viimeksi päivitetty
28.12.2023

Rekisterinpitäjä

Maximus group Oy (1657669-6)
Kutojantie 6-8
02630 Espoo

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Niina Suikeli

Käsittelyn oikeusperuste

Oikeutettu etu

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on yrityksen yrityksen henkilöstön työsuhteiden, palkanmaksun ja niihin rinnastettavien toimenpiteiden mahdollistaminen. Rekrytointirekisteri on perustettu työntekijöiden rekrytointia varten yrityksen käyttöjärjestelmään. Rekisterinpitäjällä on oikeus käyttää alihankkijoita rekrytointiprosessin hoitamiseen. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi (esim. tietojen säilyttämiseksi kolmannen osapuolen hallinnoimalla palvelimella Rekisterinpitäjän toimeksiannosta). Käsittelyperuste on oikeutettu etu. Henkilötestauksissa, psykologisissa arvioinneissa ja vastaavissa käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn suostumus.

Oikeutetun edun peruste

Työnhakija (ja työntekijä) voivat kohtuudella odottaa, että heidän henkilötietojaan käsitellään yllä kohdassa selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin, ja käsittely on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn etujen välisen intressipunninnan perusteella oikeutettua, sillä käsittelyn vaikutus rekisteröityyn on suotuisa (rekrytointiin liittyvä henkilötietojen käsittely) ja käsittelyyn on kohdistettu toimenpiteitä jotka suojaavat rekisteröidyn etuja (tasapainotesti). Rekisterinpitäjällä on oikeus käsitellä henkilötietoja oikeutetun edun nojalla, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut.

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

Nimi, yhteystiedot, visuaaliset tiedot, koulutus- ja ammatilliset tiedot.

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Rekisterinpitäjän henkilöstö, joille henkilötiedot ovat välttämättömiä liittyen työn suorittamiseen. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Rekisterinpitäjän lukuun salassapitovelvollisuuden ja sopimuksen tietosuojavelvoitteiden mukaisesti. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaistahoille, joilla on oikeus tietojen saantiin.

Suostumus

Oikeus suostumuksen peruuttamiseen silloin, jos käsittelyn oikeusperusteena on suostumus: Ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle yhteyspisteessä mainittuun yhteystietoon.

Rekisterin tietosisältö

- nimi - osoite - puhelinnumero - sähköpostiosoite - valokuva (tai video) - peruskoulutus- ja tutkinnot suoritusajankohtineen - muu suoritettu koulutus - sovellusten ja ohjelmien käyttötaidot, muu erityisosaaminen - kielitaito - nykyinen tehtävät (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus) - tärkeimmät aikaisemmat tehtävät (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus) - suosittelijat - mahdollinen kuva hakijasta - CV - muut mahdolliset rekisteröidyn itse ilmoittamat tiedot Myös työntekijän mahdollisen lähiomaisen nimi ja yhteystiedot voidaan tallettaa rekisteriin. Henkilötietoja, joilla selvästi ei ole merkitystä käsittelyn kannalta, ei kerätä, tai jos niitä kerätään vahingossa, ne poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavien tietojen ensisijainen tietolähde on rekisteröity, eli työnhakija itse. Lisäksi tiedot koostuvat työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista. Muita mahdollisia tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa. Henkilötietojen antaminen on työsopimuksen tekemisen edellyttämä lakisääteinen vaatimus työnhakijalle.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekisteröityjen henkilötietoja säilytetään rekisterissä 4 vuotta työhakemuksen jättämisestä, ellei lain edellyttämänä säilytysaika ole pidempi. Työllistettyjen työntekijöiden tietoja säilytetään 10+1 vuotta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei se ole rekrytoinnin kannalta välttämätöntä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet A: Manuaalinen aineisto

Työsopimuksia säilytetään lukitussa kaapissa, jonne vain arkistonhoitajalla on pääsy. Kaikki muu rekisteriin liittyvä aineisto on vain sähköisessä muodossa ja tietoja käsitellään vain sähköisesti. Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin työnjohtaminen, valvominen, palkanlaskenta tai muu työsuhteeseen liittyvän asian hoito edellyttää. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee Suomessa. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Rekisterin suojauksen periaatteet B: Sähköinen aineisto

Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin rekrytoinnin toimenpiteisiin liittyvien asioiden hoito edellyttää. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee Suomessa. Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä tietoverkon käyttöoikeuskirjautumisella ja käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeusmääräyksillä. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Automaattinen käsittely ja profilointi

Henkilötietojen käsittely rekrytoinnissa ei sisällä automaattista päätöksentekoa. Jos jossain rekrytointiprosessin osassa arvioidaan työnhakijan henkilökohtaisia ominaisuuksia niin, että se sisältää profilointia, pyydetään käsittelyn tarkoituskohtainen suostumus.

Tarkastusoikeus, eli oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä suomeksi kirjallisena ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalveluun tai lähetettävä se todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalvelupisteeseen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta siirtää tietoja järjetelmästä toiseen.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä (suomeksi) yrityksen asiakaspalveluun tai lähetettävä se todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterin ylläpitäjälle. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Rajoittamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterin vastuuhenkilölle.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle. Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka. Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat: Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki Puhelinvaihde: 029 566 6700 Kirjaamo: 029 566 6768 tietosuoja@om.fi www.tietosuoja.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely ja/tai tulla kokonaan unohdetuksi työsuhteen päätyttyä.