Maximus group Oy (1657669-6)
Kutojantie 6-8
02630 Espoo
Niina Suikeli
Oikeutettu etu
Rekisterin käyttötarkoitus on yrityksen yrityksen henkilöstön työsuhteiden, palkanmaksun ja niihin rinnastettavien toimenpiteiden mahdollistaminen. Rekrytointirekisteri on perustettu työntekijöiden rekrytointia varten yrityksen käyttöjärjestelmään. Rekisterinpitäjällä on oikeus käyttää alihankkijoita rekrytointiprosessin hoitamiseen. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi (esim. tietojen säilyttämiseksi kolmannen osapuolen hallinnoimalla palvelimella Rekisterinpitäjän toimeksiannosta). Käsittelyperuste on oikeutettu etu. Henkilötestauksissa, psykologisissa arvioinneissa ja vastaavissa käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn suostumus.
Työnhakija (ja työntekijä) voivat kohtuudella odottaa, että heidän henkilötietojaan käsitellään yllä kohdassa selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin, ja käsittely on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn etujen välisen intressipunninnan perusteella oikeutettua, sillä käsittelyn vaikutus rekisteröityyn on suotuisa (rekrytointiin liittyvä henkilötietojen käsittely) ja käsittelyyn on kohdistettu toimenpiteitä jotka suojaavat rekisteröidyn etuja (tasapainotesti). Rekisterinpitäjällä on oikeus käsitellä henkilötietoja oikeutetun edun nojalla, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut.
Nimi, yhteystiedot, visuaaliset tiedot, koulutus- ja ammatilliset tiedot.
Rekisterinpitäjän henkilöstö, joille henkilötiedot ovat välttämättömiä liittyen työn suorittamiseen. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Rekisterinpitäjän lukuun salassapitovelvollisuuden ja sopimuksen tietosuojavelvoitteiden mukaisesti. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaistahoille, joilla on oikeus tietojen saantiin.
Oikeus suostumuksen peruuttamiseen silloin, jos käsittelyn oikeusperusteena on suostumus: Ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle yhteyspisteessä mainittuun yhteystietoon.
- nimi - osoite - puhelinnumero - sähköpostiosoite - valokuva (tai video) - peruskoulutus- ja tutkinnot suoritusajankohtineen - muu suoritettu koulutus - sovellusten ja ohjelmien käyttötaidot, muu erityisosaaminen - kielitaito - nykyinen tehtävät (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus) - tärkeimmät aikaisemmat tehtävät (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus) - suosittelijat - mahdollinen kuva hakijasta - CV - muut mahdolliset rekisteröidyn itse ilmoittamat tiedot Myös työntekijän mahdollisen lähiomaisen nimi ja yhteystiedot voidaan tallettaa rekisteriin. Henkilötietoja, joilla selvästi ei ole merkitystä käsittelyn kannalta, ei kerätä, tai jos niitä kerätään vahingossa, ne poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
Rekisteriin tallennettavien tietojen ensisijainen tietolähde on rekisteröity, eli työnhakija itse. Lisäksi tiedot koostuvat työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista. Muita mahdollisia tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa. Henkilötietojen antaminen on työsopimuksen tekemisen edellyttämä lakisääteinen vaatimus työnhakijalle.
Rekisteröityjen henkilötietoja säilytetään rekisterissä 4 vuotta työhakemuksen jättämisestä, ellei lain edellyttämänä säilytysaika ole pidempi. Työllistettyjen työntekijöiden tietoja säilytetään 10+1 vuotta.
Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei se ole rekrytoinnin kannalta välttämätöntä.
Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Työsopimuksia säilytetään lukitussa kaapissa, jonne vain arkistonhoitajalla on pääsy. Kaikki muu rekisteriin liittyvä aineisto on vain sähköisessä muodossa ja tietoja käsitellään vain sähköisesti. Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin työnjohtaminen, valvominen, palkanlaskenta tai muu työsuhteeseen liittyvän asian hoito edellyttää. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee Suomessa. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin rekrytoinnin toimenpiteisiin liittyvien asioiden hoito edellyttää. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee Suomessa. Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä tietoverkon käyttöoikeuskirjautumisella ja käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeusmääräyksillä. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Henkilötietojen käsittely rekrytoinnissa ei sisällä automaattista päätöksentekoa. Jos jossain rekrytointiprosessin osassa arvioidaan työnhakijan henkilökohtaisia ominaisuuksia niin, että se sisältää profilointia, pyydetään käsittelyn tarkoituskohtainen suostumus.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä suomeksi kirjallisena ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalveluun tai lähetettävä se todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalvelupisteeseen.
Rekisteröidyllä ei ole oikeutta siirtää tietoja järjetelmästä toiseen.
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä (suomeksi) yrityksen asiakaspalveluun tai lähetettävä se todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterin ylläpitäjälle. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterin vastuuhenkilölle.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle. Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka. Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat: Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki Puhelinvaihde: 029 566 6700 Kirjaamo: 029 566 6768 tietosuoja@om.fi www.tietosuoja.fi
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely ja/tai tulla kokonaan unohdetuksi työsuhteen päätyttyä.