Henkilöstörekisteri

Tietosuojaseloste
Viimeksi päivitetty
11.07.2025

Rekisterinpitäjä

Himaharju Oy (1488052-0)
Harjuntie 40
74840 Koppeloharju

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava / Joel Puusti joel.puusti@himaharju.fi Himaharju Oy Harjuntie 40 74840 Koppeloharju www.himaharju.fi

Käsittelyn oikeusperuste

Lakisääteinen velvoite

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on Himaharju Oy:n (jäljempänä: rekisterinpitäjä, organisaatio) henkilöstön työsuhteiden, palkanmaksun ja niihin rinnastettavien toimenpiteiden mahdollistaminen. Työntekijöiden palkanlaskenta ja -maksu voi myös olla ulkoistettu. Tällöin rekisteröidystä voidaan luovuttaa toimeksisaajalle ne tiedot, jotka ovat tarpeellisia palkanlaskentaa ja -maksua koskevan toimeksiannon hoitamiseksi. Käsittelyperuste on tilanteesta riippuen lakisääteinen velvoite, sopimus tai suostumus riippuen kulloisenkin käsittelyn tarkoituksesta.

Oikeutetun edun peruste

-

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

Nimi, yhteystiedot, pankkiyhteys, henkilötunnus, verotiedot.

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Rekisterinpitäjän henkilöstö sekä ulkoiset kumppanit soveltuvin osin.

Suostumus

Suostumukset annetaan käyttötarkoitusperusteisesti. Suostumuksia tarvitaan esimerkiksi valokuvien julkaisemiseen. Suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa, eikä peruutus vaikuta ennen peruutusta tapahtuneeseen käsittelyyn. Suostumuksen peruuttaminen: Ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle tai sen edustajalle. Suostumukset dokumentoidaan joko kirjallisesti tai sähköisesti. Rekisterinpitäjä säilyttää suostumustiedot suostumuksen voimassaolon ajan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tapahtuneeseen käsittelyyn.

Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja: - Henkilön perustiedot (mm. nimi, syntymäaika, henkilötunnus, yhteystiedot) - Työsuhteen tiedot työsuhteen alkamisesta päättymiseen. - Palkkaukseen liittyvät ja tarvittavat tiedot (mm. tilinumero, palkkausperusteet, verotiedot) - Työajan seuranta-, ja kohdennustiedot, poissaolotiedot - Työaikasuunnitelmatiedot - Sivutoimi-ilmoitukset - Varhaisen puuttumisen mallin toteuttamiseen liittyvät tiedot - Koulutustiedot - Perehdytysaineisto (muistiot) - Rikosrekisteriotteen tarkastuslista - Huumeseulan tarkastuslista - Mahdollinen valokuva työntekijästä Mikäli työntekijän lähiomaiseksi ilmoitetaan alaikäinen, käsitellään tämän tietoja vain hätätilanteisiin varautumisen vuoksi ja erityistä huolellisuutta noudattaen. Henkilötietoja käsitellään tehtävänkuvan ja vastuiden mukaan. Esimerkiksi rikosrekisteriotetta edellytetään lasten kanssa työskenteleviltä, ja päihdeseula voidaan pyytää perustellusta syystä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot tulevat rekisteröidyltä itseltään tai viranomaistaholta.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Tiedot säilytetään lainsäädännön edellyttämän ajan. Esimerkiksi työsopimuksia säilytetään 10 vuotta, palkkatietoja kirjanpitolain mukaisesti vähintään 6 vuotta, rikosrekisteriotetiedot poistetaan 6 kuukauden sisällä tarkastuksesta. Valokuvat poistetaan työsuhteen päättyessä, ellei muuta ole sovittu. Perehdytysaineistoa ja huumetestien tuloksia säilytetään työsuhteen ajan. Säilytysajat tarkennetaan sisäisessä rekisteröintikäytännössä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei se ole työsuhteen ylläpidon tai palkanmaksun kannalta välttämätöntä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet A: Manuaalinen aineisto

Työsopimuksia säilytetään lukitussa kaapissa, jonne vain ylimmällä johdolla on pääsy. Kaikki muu rekisteriin liittyvä aineisto on vain sähköisessä muodossa ja tietoja käsitellään vain sähköisesti. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Rekisterin suojauksen periaatteet B: Sähköinen aineisto

Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin työnjohtaminen, valvominen, palkanlaskenta tai muu työsuhteeseen liittyvän asian hoito edellyttää. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee Suomessa. Rekistereihin pääsy kirjautuu lokitietoihin, joista ilmenee käyttäjä, käsittelyn ajankohta ja sisältö. Lokit tarkistetaan säännöllisesti väärinkäytösten estämiseksi. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa. Henkilöstölle järjestetään tietosuojakoulutusta osana perehdytystä ja säännöllisesti työn aikana.

Evästeet

Emme käytä evästeitä nettisivuillamme.

Automaattinen käsittely ja profilointi

Ei tehdä.

Tarkastusoikeus, eli oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys yrityksen johtoon tai todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta. Rekisterinpitäjän on vastattava pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen. Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisella pyynnöllä yrityksen johdolle tai todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa eväämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Henkilötietojen korjaus tehdään ilman aiheetonta viivytystä. Rekisterinpitäjä dokumentoi korjauspyynnöt ja niiden toteuttamisen tai epäämisen perustelut.

Rajoittamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterin vastuuhenkilölle.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Pyynnöt osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Mikäli toimit yrityksen tai organisaation yhteyshenkilönä, tiedot säilytetään niin kauan kuin vastuuasema on voimassa eikä niitä voida poistaa ennen sitä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka. Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat: Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki Puhelinvaihde: 029 566 6700 Kirjaamo: 029 566 6768 tietosuoja@om.fi www.tietosuoja.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, sekä vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin.