Tulus Oy (1730352-6)
Pinninkatu 53 B
33100 Tampere
Liisa Svanberg
liisa.svanberg@tulus.fi
Prospektit, potentiaaliset asiakkaat
2025-04-11
Oikeutettu etu
Henkilötietoja käsitellään uusien asiakkuuksien hankkimiseksi, myyntityön toteuttamiseksi, yhteydenottojen käsittelemiseksi, asiakkuusmahdollisuuksien arvioimiseksi sekä liiketoiminnan kehittämiseksi. Henkilötietoja voidaan käyttää myös B2B-suoramarkkinointiin ja myyntiviestintään sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu uusien asiakkuuksien hankkimiseen, liiketoiminnan kehittämiseen, yhteydenpitoon potentiaalisten asiakkaiden kanssa sekä yrityksille suunnattuun B2B-suoramarkkinointiin.
Rekisterinpitäjä on arvioinut tasapainotestissä, että käsittely ei aiheuta kohtuutonta haittaa rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille.
- tunnistetiedot
- yhteystiedot
- työtehtävään liittyvät tiedot
- yhteydenotto- ja viestintätiedot
- myyntiin liittyvät tiedot
Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän valtuutettu henkilöstö sekä henkilötietojen käsittelijöinä toimivat palveluntarjoajat, kuten Visma Severa (asiakkuudenhallinta), Creamailer (myynti- ja markkinointiviestintä), Microsoft 365 (sähköposti- ja yhteistyöpalvelut) sekä IT-palveluiden toimittajat.
Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
- yritys
- tehtävänimike
- toimiala
- yhteydenottohistoria
- kiinnostuksen kohteet Tuluksen palveluista
- myynnin tilannetiedot
- mahdolliset markkinointikiellot
Henkilötietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi yhteydenottojen, tapaamisten, puheluiden, sähköpostiviestien ja verkkosivujen yhteydenottolomakkeiden kautta. Lisäksi tietoja voidaan saada julkisista yritys- ja yhteystietolähteistä, rekisteröidyn työnantajan verkkosivuilta sekä muista julkisista lähteistä.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröidyn voidaan perustellusti arvioida olevan potentiaalinen asiakas tai kunnes rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten tai pyytää tietojensa poistamista, ellei niiden säilyttämiseen ole muuta lakiin perustuvaa syytä.
Henkilötietoja luovutetaan rekisterinpitäjän käyttämille palveluntarjoajille siltä osin kuin se on tarpeen myyntityön, yhteydenpidon, sähköpostiviestinnän, markkinointiviestinnän sekä IT-palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös toimivaltaisille viranomaisille lainsäädännön edellyttämissä tilanteissa. Tietoja ei luovuteta muille kolmansille osapuolille ilman lainmukaista perustetta.
Rekisterin tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. On kuitenkin mahdollista, että käsittelyssä käytetään EU/ETA -alueen ulkopuolisia palveluntarjoajia tai että palveluntarjoajien pilvet sijaitsevat EU/ETA -alueen ulkopuolella, jolloin tietojen siirtoperusteena käytetään SCC -vakiolausekkeita sekä tietojen siirroissa on toteutettu lisäsuojatoimia, kuten sisäiset ohjeistukset (henkilötietojen pseudonymisoinnista ja vastaavista) sekä mahdollisesti TIA -analyysi tilanteen vaatiessa sellaisen. Kun henkilötietoja käsittelevä organisaatio on sitoutunut EU-USA tietosuojakehykseen (DPF), käytetään siirtoperusteena silloin sitä sen voimassaolon aikana.
Manuaalisesti käsiteltävät, asiakastietoja sisältävät asiakirjat (esim. tulostetut sähköpostit tai niiden liitteet, tulostetut www-lomakkeet tai vastaavat) säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Henkilötiedot suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla tietoturvatoimenpiteillä. Käyttöoikeudet on rajattu työtehtävien perusteella, ja järjestelmiin kirjaudutaan henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla.
Henkilötietoja voidaan käyttää prospektien segmentointiin ja profilointiin myynnin ja markkinoinnin kohdentamiseksi. Profiloinnissa voidaan hyödyntää esimerkiksi tietoja yrityksen toimialasta, koosta, yhteyshenkilön asemasta, yhteydenottohistoriasta sekä kiinnostuksesta tuotteita ja palveluita kohtaan. Profiloinnin perusteella ei tehdä automaattisia päätöksiä, joilla olisi rekisteröityä koskevia oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tehdään ottamalla yhteys rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää lisätietoja rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi.
Koska henkilötietojen käsittely perustuu pääasiassa rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, rekisteröidyllä ei lähtökohtaisesti ole oikeutta siirtää henkilötietojaan järjestelmästä toiseen. Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu yksittäisessä tapauksessa rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti, rekisteröidyllä voi olla oikeus saada itseään koskevat tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.
Korjauspyyntö tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen.
Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.
Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten. Vastustamispyyntö tulee toimittaa rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen. Rekisterinpitäjä arvioi pyynnön ja toteuttaa tarvittavat toimenpiteet sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.