Lounais-Suomen Syöpäyhdistys (0197584-6)
Seiskarinkatu 35
20900 Turku
Vapaaehtoistoiminnan koordinaattori Kati Tilli, kati.tilli@lssy.fi
Tietosuojavastaava Annamari Rivero, annamari.rivero@lssy.fi
Paikallisosastojen ja potilaskerhojen henkilötietorekisteri
2025-10-16
Ei määritelty
Paikallisosastojen tai potilaskerhojen toimintaan osallistuessaan henkilö tekee sopimuksen Lounais-Suomen Syöpäyhdistyksen kanssa vapaaehtoisena toimimisesta. Yhteystietojen lisäksi heille maksetaan kulukorvauksia, jolloin tarvitaan pankkiyhteystiedot ja osa virkistykseen liittyvistä tapahtumista saattaa vaatia syntymäajan.
Paikallisosastojen ja potilaskerhojen jäsenet järjestävät toiminnassaan ajoittain tapahtumia, retkiä tai vertaisryhmiä. Mahdollistaakseen osallistumisen heidän tulee kerätä asiakkaista tapahtumaan tarvittavia tietoja. Tiedoista ei muodosteta säännönmukaista rekisteriä ja ne poistetaan tapahtuman jälkeen. Vertaisryhmissä osallistujatiedot poistetaan, kun henkilö ilmaisee ettei halua enää jatkaa ryhmässä tai ryhmän toiminta päättyy. Tiedot koostuvat lähinnä nimestä ja yhteystiedoista, jotkin retket esimerkiksi ulkomaille saattavat vaatia syntymäajan.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat:
Paikallisosastojen ja johtokuntien henkilötiedot: Sopimus
Tapahtumiin, retkiin ja vertaisryhmiin osallistuvat: Suostumus
- Nimi
- Puhelinnumero
- Osoitetiedot
- Sähköposti
- Syntymäaika (mikäli jokin retkistä sen vaatii)
- Sukupuoli
Paikallisosastojen ja potilaskerhojen henkilötiedot vastaanottaa organisaation vapaaehtoistoiminnankoordinaattori.
Vapaaehtoistoiminnan järjestämän tapahtuman/retken/vertaisryhmän koordinoima paikallisosasto tai potilaskerho vastaanottaa osallistujien tiedot.
Tapahtumaan ilmoittautuessaan asiakas antaa suostumuksen kerättävien henkilötietojen käsittelylle. Asiakkaalla on oikeus perua suostumus ilmoittamalla siitä tapahtuman järjestäjälle.
- Nimi
- Osoitetiedot
- Puhelinnumero
- Sähköposti
- Syntymäaika
- Sukupuoli
Vapaaehtoisen/ tapahtumiin osallistuja itse, sähköposti, Webropol (vapaaehtoiset), Sense (vapaaehtoiset)
Paikallisosastojen ja potilaskerhojen jäsenten henkilötietoja säilytetään luottamustoiminnassa olon ajan.
Tapahtumiin, retkiin ja vertaisryhmiin osallistuvien tiedot poistetaan tilaisuuden päätyttyä.
Paikallisosastojen ja potilaskerhojen jäsenten tietoja välitetään tilitoimistolle (Pennejä Taivaasta Oy) kulukorvauksia varten. Jotkin virkistykseen tai koulutuksiin liittyvät tapahtumat saattavat vaatia osallistujien henkilötietojen luovuttamisen.
Vapaaehtoistoimijoiden tapahtumiin osallistuvien henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
-
Ilmoittautumisia kerätään manuaalisesti ja dokumentti säilytetään tietoturvallisesti siten, että ulkopuolisilla ei ole pääsyä tietoihin.
Jäsentiedot sekä ilmoittautumisia kerätään myös sähköisesti. Jäsentiedot tallennetaan Sense-ohjelmaan. Tapahtumiin ilmoittautumiset joko Webropolin välityksellä tai suoraan työntekijälle, joka tallentaa ne verkkoasemalle sähköisesti.
Automaattista tietojen käsittelyä ja profilointia ei ole.
Asiakkaalla on oikeus halutessaan tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu.
Järjestelmien välistä tiedonsiirtoa ei ole.
Asiakkaalla on oikeus korjata antamiaan tietoja, mikäli niiden kirjauksessa on tapahtunut virhe.
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi