Tietosuojaseloste

Potilastietorekisteri hoitopäiväkorvaukset

11.11.2020, päivitetty 8.2.2022, päivitetty 10.2.2022

Rekisterinpitäjä

Lounais-Suomen Syöpäyhdistys (0197584-6)
Itäinen pitkäkatu 30
20700 Turku

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sirkku Laakso
sirkku.laakso@lssy.fi

Tietosuojavastaava Annamari Rivero
annamari.rivero@lssy.fi

Käsittelyn oikeusperuste

Suostumus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on syöpäpotilaille suunnatun taloudellisen tuen maksatuksen toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeellisten sekä laajuudeltaan riittävien tietojen tallentaminen siten, että tietojen eheys ja käytettävyys voidaan turvata, sekä asiakassuhteen hoitaminen. Tietoja voidaan käyttää anonymisoituina yhdistyksen toiminnan kehittämiseen sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen sekä STM:n potilasasiakirjoista antaman asetuksen sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Yhdistys käyttää asiakassuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan yhdistyksen asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta. Käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen (hoitopäiväkorvaushakemus).

Oikeutetun edun peruste

Käsittely ei perustu oikeutettuun etuun.

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

Henkilön yksilöintitiedot: etu-ja sukunimi, henkilötunnus, kotiosoite; jäsentiedot; pankkiyhteystiedot; potilastietoja

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Rekisterinpitäjän henkilöstö sekä ulkoituskumppanit (Tilitoimisto Tilipalvelu Rantalainen Oy) soveltuvin osin.

Suostumus

Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785192) 13 §:n mukaan potilastietojen hankkimiseen ja välittämiseen tarvitaan potilaan suostumus. Rekisterissä ei käsitellä varsinaisia potilastietoja.

Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
- Henkilön etu- ja sukunimi
- Henkilötunnus
- Sähköpostiosoite
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- Pankkiyhteystiedot
- Sairaalassa tai muussa hoitolaitoksessa oloaika
- Sairaalan ammattihenkilön todistus (kyseessä syövän hoito)

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan asiakkaan tekemästä hakemuksesta ja sen liitteistä sekä asiakkaalta itseltään. Lisäksi tietoja kertyy maksatukseen liittyvistä kirjauksista.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Koska rekisteri ei sisällä varsinaisia potilasasiakirjoja, hakemuksia säilytetään tarkoituksenmukaisen ajan eli hakemuksen käsittelyn jälkeen kaksi kuukautta, jonka jälkeen hakemukset tuhotaan asianmukaisesti. Maksatukseen liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämät 6 vuotta tilikauden päättymisestä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan yhdistyksen käytössä. Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi maksatukseen liittyvissä asioissa ulkoistetulle taloushallinnolle (Tilitoimisto Tilipalvelu Rantalainen Oy, Turku).

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole yrityksen tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.

Rekisterin suojauksen periaatteet A: Manuaalinen aineisto

Manuaalisesti käsiteltävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja tietoja.

Rekisterin suojauksen periaatteet B: Sähköinen aineisto

Ainoastaan määrätyillä yhdistyksen työntekijöillä on oikeus käyttää potilastietorekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen.
Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään.

Evästeet

Ei käytössä

Automaattinen käsittely ja profilointi

Ei käytössä

Tarkastusoikeus, eli oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi. Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys rekisterin yhteyshenkilöön.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen. Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.

Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä yrityksen asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle.

Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.

Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu.

Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Rajoittamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterin vastuuhenkilölle.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Mikäli toimit organisaation yhteyshenkilönä, ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.

Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.