Servicehusstiftelsen i Sibbo sr (0973204-8)
Amiraalintie 6
01150 Söderkulla
Suomi (FI)
Nimi: Ann-Christin Nokelainen
Tehtävä: Tietosuojavastaava
Puhelinnumero: 040-1299988
Sähköposti: tietosuojavastaava@sipoonpalvelutalosaatio.fi
2023-06-12
Sopimus
Rekisterin käyttötarkoitus on säätiön asiakasrekisterin ylläpitäminen, asiakkaiden tilausten hallinnointi, arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen.
Tietoja voidaan käyttää säätiön toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoitukseen ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen asukas- ja hoivapalveluiden osalta. Henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.
Rekisterin tietoja voidaan käyttää säätiön omissa rekistereissä esimerkiksi mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Säätiö saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan säätiön asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta.
Käsittely perustuu sopimukseen.
Asukas- ja hoivapalveluissamme käsittelyperuste on sopimuksellinen.
Asiakkat ovat:
Asiakasyritykset, yksityiset henkilöt, vuokrapalveluja käyttävät sekä hoivapalveluita käyttävät.
Etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköposti sekä laskutustiedot.
Hoivapalveluita käyttävät asukkaat antavat meille tämän lisäksi syvempiä terveystietoja. Tiedot saadan mm. hakemuslomakkeelta ja omaisilta.
Rekisterinpitäjän henkilöstö sekä ulkoistuskumppanit soveltuvin osin (m.m. hyvinvointialueet, julkishallinto, Tilastokeskus, taloushallinto, aluehallintovirastot).
Käsittely perustuu sopimukseen. Suostumusta kerätään säätiön asukkailta koskien ilmoitustauluja sekä alaurakoitsijoiden pääsyä huoneistoihin tarvittaessa.
Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
- Henkilön etu- ja sukunimi
- Henkilötunnus
- Sähköpostiosoite
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- Edellinen osoite
- Omaisten tiedot
- Varallisuustiedot
- Terveyden tilaa liittyvät tiedot
- Tietoja elämäntilanteesta
- Terveystietoja
Tietoja saadaan asiakkaan tekemistä rekisteröitymisistä sekä asiakassuhteen aikana asiakkaan tekemistä ilmoituksista. Tietoja voidaan saada myös päämiehiltä, jotka liittyvät palvelun käyttämiseen tai tuottamiseen. Näitä ovat hyvinvointialueet.
Asiakkaiden muista toimista digitaalisessa ympäristössä voidaan saada tietoja yhteistyökumppaneiden sivustoista, tietojärjestelmistä tai muista digitaalisista lähteistä, joihin kirjaudutaan sähköisen kutsun kautta (linkki), evästeiden kautta tai käyttämällä asiakkaille annettuja tunnuksia.
Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan säätiön käytössä.
Tietoja ei luovuteta säätiön ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi tilastotieteellisiin vaatimuksiin, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole säätiön tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.
10 vuotta asiakkuuden päättymisestä lukien huomioiden sosiaali- ja terveysalan säädöksiä henkilötietojen säilyttämisestä.
Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan säätiön käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista päämiestä eli hyvinvointialuetta tai tilastotieteellisiin tarkoituksiin.
Tietoja ei luovuteta säätiön ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi tilastotieteellisiin vaatimuksiin, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole säätiön tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.
Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole yrityksen tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.
Asiakastapahtumissa kerättävät yhteystiedot ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.
Ainoastaan määrätyillä säätiön ja sen lukuun toimivien yhteisöjen työntekijöillä on oikeus käyttää asiakasrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen.
Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään.
Voimme käyttä verkkosivullamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä.
Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme.
Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja:
- vierailijan IP-osoite
- vierailun ajankohta
- selatut sivut ja sivujen katseluajat
- vierailijan selain
Sinun oikeutesi
Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen.
Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.
GOOGLE ANALYTICS
Sivustolta kerätään käyttöstatistiikkaa Google Analytics -palveluun, jonka tarkoituksena on sivuston seuranta, kehittäminen ja markkinoinnin suunnitteleminen. Kerättävästä datasta ei voida yksilöidä tietoja yksittäiseen käyttäjään tai henkilöön.
Lisäksi sivustolla on käytössä kohderyhmätieto- ja aihepiiritiedon keräys (Google Analytics Demographics), jolla tallennetaan käyttäjästä mm. ikä, sukupuoli ja käyttäjän aihepiirit. Näiden tietojen keräämiseen liittyviä asetuksia voit muuttaa omalla Google-tililläsi osoitteessa https://www.google.com/settings/ads
Google Analytics seurannan voit ottaa halutessasi pois käytöstä Chrome-selaimen lisäosalla.
Ei ole.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys säätiön asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi. Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää siirtämään omat tietonsa järjestelmästä toiseen.
Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä säätiön asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.
Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu.
Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterin vastuuhenkilölle.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.
Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi ellei joku toinen laki sitä kumoa.