Tietosuojaseloste

Rekrytointitietokanta

31.07.2020

Rekisterinpitäjä

D-Fence Oy (1650666-3)
Kalevankatu 28
00100 Helsinki
Suomi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Juha Oravala
Kalevankatu 28
09 6231418
juha.oravala (a) d-fence.eu

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus. Onko tietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka muodostuu tarpeesta käsitellä henkilötietoja rekrytointitarkoituksiin, sekä siitä yhteydestä, joka rekrytointiprosessiin osallistuvan työnhakijan ja rekisterinpitäjän välille syntyy.

Tietyiltä osin henkilötietoja on tarpeen käsitellä myös työsopimuksen laatimisen mahdollistamiseksi.

Oikeutetun edun peruste

Työnhakija ja työntekijä voivat kohtuudella odottaa, että heidän henkilötietojaan käsitellään edellä kuvattuihin tarkoituksiin, ja käsittely on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn etujen välisen intressipunninnan perusteella oikeutettua, sillä käsittelyn vaikutus rekisteröityyn on suotuisa (rekrytointiin liittyvä henkilötietojen käsittely) ja käsittelyyn on kohdistettu toimenpiteitä jotka suojaavat rekisteröidyn etuja (esimerkiksi tietoturvasta huolehtiminen).

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

Rekisterinpitäjä voi käsitellä seuraavia työnhakijoiden työsuhteiden aloittamisen kannalta välittömästi tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät mahdolliseen rekrytointiin työsuhteeseen rekisterinpitäjän organisaatiossa:

Perustiedot, kuten

- Etu- ja sukunimet, sähköposti
- Työhakemus ja työnhakuprosessiin sisältyvät muut tiedot, kuten kielitaito, koulutus- ja tutkintotiedot,
- CV:ssä rekisteröidyn itsensä antamat tiedot
- Mahdollinen videohaastattelu ja siinä annetut tiedot.
- Henkilö- ja soveltuvuusarviointeja varten kerätyt tiedot
- Työnhakijan ilmoittamien suosittelijoiden antamat tiedot
- Rekrytoinnin etenemiseen ja mahdolliseen karsintaan liittyvät tiedot
- Työsuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärä
- Työsopimus ja sen sisältämät ehdot, kuten rahapalkka ja muut palkitsemistavat ja -etuudet

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Rekisterinpitäjän oma henkilöstö.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, jos tämä on tarpeellista palveluun liittyvistä teknisistä syistä ja/tai soveltuva lainsäädäntö edellyttää luovuttamista.

Henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu seuraaville palveluntarjoajille, jo ne käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun:

- HR-hallinnon IT-järjestelmien toimittajille
- Tallennustilapalveluiden toimittajille
- Rekrytointikonsulteille
- Soveltuvuusarvioinnin toimittajille
- Videohaastattelupalveluiden toimittajille

Tämän lisäksi rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja toimivaltaisille viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi.

Tälläisessa tapauksessa tiedot luovutetaan asianmukaisin sopimusjärjestelyin Tietosuoja-asetuksen ja soveltuvan lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Suostumus

Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:

- Etu- ja sukunimet, sähköposti
- Työhakemus ja työnhakuprosessiin sisältyvät muut tiedot, kuten kielitaito, koulutus- ja tutkintotiedot,
- CV:ssä rekisteröidyn itsensä antamat tiedot
- Mahdollinen videohaastattelu ja siinä annetut tiedot.
- Henkilö- ja soveltuvuusarviointeja varten kerätyt tiedot
- Työnhakijan ilmoittamien suosittelijoiden antamat tiedot
- Rekrytoinnin etenemiseen ja mahdolliseen karsintaan liittyvät tiedot
- Työsuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärä
- Työsopimus ja sen sisältämät ehdot, kuten rahapalkka ja muut palkitsemistavat ja etuudet
- Pankkitili

Myös työntekijän mahdollisen lähiomaisen nimi ja yhteystiedot voidaan tallettaa rekisteriin, mikäli työtehtävä sellaista edellyttää.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot tulevat rekisteröidyltä itseltään.

Tietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn suosittelijalta ja/tai rekrytointikonsultilta.

Rekisterinpitäjä voi kerätä rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja myös muista lähteistä, ellei kyse ole henkilöluottotiedoista tai rikosrekisteritiedoista työntekijän luotettavuuden selvittämiseksi, jolloin suostumusta ei edellytetä.

Henkilötietojen säilyttämisaika

12 kuukautta, jonka jälkeen ne tuhotaan tietoturvallisesti.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei se ole hakijan arvioinnin, työsuhteen ylläpidon tai palkanmaksun kannalta välttämätöntä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet A: Manuaalinen aineisto

Työsopimuksia säilytetään lukitussa kaapissa, jonne vain arkistonhoitajalla on pääsy.

Kaikki muu rekisteriin liittyvä aineisto on vain sähköisessä muodossa ja tietoja käsitellään vain sähköisesti. Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin työnjohtaminen, valvominen, palkanlaskenta tai muu työsuhteeseen liittyvän asian hoito edellyttää. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee Suomessa.

Rekisterin suojauksen periaatteet B: Sähköinen aineisto

Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin työnjohtaminen, valvominen, palkanlaskenta tai muu työsuhteeseen liittyvän asian hoito edellyttää. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee Suomessa.

Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan henkilötietolain (523/1999) ja tietoyhteiskuntakaaren (917/2014) säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Evästeet

Käytämme sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä.

Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme.

Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja:

- vierailijan IP-osoite
- vierailun ajankohta
- selatut sivut ja sivujen katseluajat
- vierailijan selain

Sinun oikeutesi
Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen.

Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.

GOOGLE ANALYTICS
Sivustolta kerätään käyttöstatistiikkaa Google Analytics -palveluun, jonka tarkoituksena on sivuston seuranta, kehittäminen ja markkinoinnin suunnitteleminen. Kerättävästä datasta ei voida yksilöidä tietoja yksittäiseen käyttäjään tai henkilöön.

Lisäksi sivustolla on käytössä kohderyhmätieto- ja aihepiiritiedon keräys (Google Analytics Demographics), jolla tallennetaan käyttäjästä mm. ikä, sukupuoli ja käyttäjän aihepiirit. Näiden tietojen keräämiseen liittyviä asetuksia voit muuttaa omalla Google-tililläsi osoitteessa https://www.google.com/settings/ads

Google Analytics seurannan voit ottaa halutessasi pois käytöstä Chrome-selaimen lisäosalla.

Automaattinen käsittely ja profilointi

Tarkastusoikeus, eli oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi. Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalvelupisteeseen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos rekisteröity on itse toimittanut henkilötietonsa rekisterinpitäjälle, rekisteröidyllä on oikeus saada kyseiset henkilötiedot sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:

- käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- käsittely perustuu joko rekisteröidyn suostumukseen tai rekisteröidyn henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen, esimerkiksi työsopimuksen, täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta siirtää tietoja järjestelmästä toiseen, jos kyseisiä henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun tai lakisääteisen velvoitteen perusteella.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta
virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.

Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä yrityksen asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle.

Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä
perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.

Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Rajoittamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rajoitusta henkilötietojen käsittelyyn mm. seuraavissa tilanteissa:

- rekisteröity kiistää tietojen paikkansapitävyyden
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
- rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu tiettyihin 6 artiklan alakohtiin, kuten profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.

Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi työsuhteen päätyttyä.

Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot mm. seuraavissa tilanteissa:

- niitä ei enää tarvita tarkoituksiin, joihin ne kerättiin tai joihin niitä muuten käsiteltiin,
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen eikä käsittelyyn ole muuta perustetta,
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti;
- henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; tai
- rekisteröity vastustaa käsittelyä rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla.