Tulus Oy (1730352-6)
Pinninkatu 53 B
33100 Tampere
Liisa Svanberg
liisa.svanberg@tulus.fi
Uutiskirjerekisteri
2025-04-11
Oikeutettu etu
Henkilötietoja käsitellään uutiskirjeiden, asiantuntijasisältöjen, tapahtuma- ja webinaarikutsujen sekä muun sähköisen markkinointiviestinnän lähettämiseksi. Henkilötietoja käsitellään lisäksi markkinointiviestinnän suunnittelemiseksi, kohdentamiseksi, vaikuttavuuden seuraamiseksi ja palveluiden kehittämiseksi. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa tai vastustaa suoramarkkinointia.
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu yrityksille suunnattuun B2B-suoramarkkinointiin, asiantuntijaviestintään ja asiakassuhteiden ylläpitämiseen. Rekisterinpitäjä on arvioinut tasapainotestissä, ettei käsittelystä aiheudu kohtuutonta haittaa rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille.
- Tunnistetiedot
- Yhteystiedot
- Työtehtävään liittyvät tiedot
- Markkinointiin liittyvät tiedot
- Viestinnän käyttö- ja analytiikkatiedot
Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän valtuutettu henkilöstö sekä henkilötietojen käsittelijöinä toimivat palveluntarjoajat, kuten Creamailer (sähköinen markkinointiviestintä), Microsoft 365 (sähköposti- ja yhteistyöpalvelut) sekä IT-palveluiden toimittajat.
Henkilörekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
- etu- ja sukunimi
- työnantaja
- tehtävänimike
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero (tarvittaessa)
- markkinointiluvat ja -kiellot
- uutiskirjeen tilaus- ja peruutustiedot
- osallistuminen tapahtumiin ja webinaareihin
- markkinointiviestien lähetys-, avaus- ja klikkaustiedot
- kiinnostuksen kohteet
- segmentointitiedot
Henkilötietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi uutiskirjeen tilauksen, webinaari- tai tapahtumailmoittautumisen, yhteydenottojen tai muun asioinnin yhteydessä. Tietoja voidaan saada myös asiakas- ja prospektirekistereistä silloin, kun markkinointiviestintä perustuu sovellettavan lainsäädännön mukaiseen käsittelyperusteeseen.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin markkinointiviestinnän lähettäminen on perusteltua tai kunnes rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, vastustaa suoramarkkinointia tai pyytää tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiseen ole muuta lainmukaista perustetta.
Henkilötietoja luovutetaan rekisterinpitäjän käyttämille palveluntarjoajille siltä osin kuin se on tarpeen markkinointiviestinnän toteuttamiseksi. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös toimivaltaisille viranomaisille lainsäädännön edellyttämissä tilanteissa.
Rekisterin tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. On kuitenkin mahdollista, että käsittelyssä käytetään EU/ETA -alueen ulkopuolisia palveluntarjoajia tai että palveluntarjoajien pilvet sijaitsevat EU/ETA -alueen ulkopuolella, jolloin tietojen siirtoperusteena käytetään SCC -vakiolausekkeita sekä tietojen siirroissa on toteutettu lisäsuojatoimia, kuten sisäiset ohjeistukset (henkilötietojen pseudonymisoinnista ja vastaavista) sekä mahdollisesti TIA -analyysi tilanteen vaatiessa sellaisen. Kun henkilötietoja käsittelevä organisaatio on sitoutunut EU-USA tietosuojakehykseen (DPF), käytetään siirtoperusteena silloin sitä sen voimassaolon aikana.
Manuaalisesti käsiteltävät, asiakastietoja sisältävät asiakirjat (esim. tulostetut sähköpostit tai niiden liitteet, tulostetut www-lomakkeet tai vastaavat) säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa.
Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.
Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Ainoastaan määrätyillä organisaation ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää esim. työasemia, joiden ohjelmistoilla voidaan ylläpitää potentiaalisten asiakkaiden tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen.
Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään ja työasemat tarkoitukseen soveltuvilla turvaohjelmistoilla.
Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Henkilötietoja voidaan käyttää markkinointiviestinnän kohdentamiseen ja segmentointiin. Profiloinnissa voidaan hyödyntää esimerkiksi tietoja henkilön kiinnostuksen kohteista, osallistumisesta tapahtumiin ja webinaareihin, markkinointiviestien avaus- ja klikkaustiedoista sekä organisaation toimialasta ja koosta. Profiloinnin perusteella ei tehdä automaattisia päätöksiä, joilla olisi rekisteröityä koskevia oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tehdään ottamalla yhteys rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää lisätietoja rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi.
Koska henkilötietojen käsittely perustuu pääasiassa rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, rekisteröidyllä ei lähtökohtaisesti ole oikeutta siirtää henkilötietojaan järjestelmästä toiseen. Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu yksittäisessä tapauksessa rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti, rekisteröidyllä voi olla oikeus saada itseään koskevat tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto oikaistaan, poistetaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä.
Korjauspyyntö tulee toimittaa rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää lisätietoja rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi ja pyynnön käsittelemiseksi. Mikäli korjauspyyntöä ei hyväksytä, rekisteröidylle annetaan kirjallinen perustelu, ja hänellä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten. Vastustamispyyntö tulee toimittaa rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen. Rekisterinpitäjä arvioi pyynnön ja toteuttaa tarvittavat toimenpiteet sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.