Härmän Liikenne Oy (0472209-4)
Knuuttilanraitti 10
62300 Härmä
Jukka Sarho jukka.sarho@harmanliikenne.fi
Sopimus
Oikeusperusteena on tehtäväkohtaisesti joko rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai sopimus. Tietojen käyttötarkoitus on seurata rekisteriin kirjattuja ajoneuvoja tai mobiililaitteita. Seurannalla saadaan näkyvyyttä ajoneuvojen nykytilanteesta ja sijainnista ajosuunnittelijoille ja mahdollisille terminaalityöntekijöille. Ajosuunnittelijat pystyvät ennakoimaan ja reagoimaan ajoneuvojen aikataulutukseen; pysyvätkö ajoneuvot aikataulussa, onko myöhästymisiä, kalustorikkoja tai muita poikkeamia, sekä maksimoimaan ajokaluston täyttöasteen, vähentämään hukka-ajoa ja ympäristöpäästöjä. Mikäli liikennöintiä on terminaaleihin, niin terminaalityöntekijät voivat saada näkyvyyttä tuleviin ajoneuvoihin, niiden määrään, aikatauluihin ja purettavan sekä lastattavan tavaran määrään. Käyttäjä voi palvelulla tarkastella ajokaluston ja terminaalien tarkempia tietoja. Rekisterinpitäjän määritellyt henkilöt ovat oikeutettuja työtehtäviensä tai asemansa perusteella mobiililaite-seurannasta saatavien henkilötietojen käsittelyyn.
Rekisterinpitäjän on käsiteltävä henkilötietoja voidakseen suorittaa liiketoimintaan liittyviä tehtäviä. Henkilötietojen käsittelyä ei tässä yhteydessä voida välttämättä perustella lakisääteisellä velvoitteella tai yksilön kanssa tehdyn sopimuksen perusteella. Rekisterinpitäjä on tasapainotestissä todennut oikeutetun edun olevan käsittelyn luonteen, laajuuden ja rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien toteutumisen puolesta soveltuvin käsittelyperuste. Rekisterinpitäjä on arvioinut, että oikeutetun edun mukainen toiminnasta ei aiheudu vakavaa haittaa kyseisten yksilöiden (rekisteröityjen) oikeuksille ja vapauksille.
Ajoneuvo- ja mobiililaiterekisterissä olevat henkilöt, joilla on rekisterinpitäjän mobiililaite tai ajoneuvo työkalunaan. Tiedot: mobiililaitenumero, rekisterinumero, nimi, työnantajan nimi.
Rekisterinpitäjän oma henkilöstö sekä sopivilta osin palveluntarjoaja. Tietoja käsitellään sijainninseuranta -palvelulla sekä karttaohjelmalla, muutoin tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta mihinkään ilman lainmukaista perustetta (laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004). Tietoja voidaan luovuttaa poliisille ainoastaan erityistilanteissa rikosilmoitusmenettelyn kautta niissä tapauksissa, joissa on tapahtunut tai epäillään tapahtuneen rikos.
Käsittely perustuu oikeutettuun etuun, suostumusta ei tarvita. Alihankkijoiden työntekijöiden osalta on kyse suostumuksesta sopimuksessa.
Ajoneuvo- ja mobiililaiterekisterit sisältävät seuraavia tietoja: - Henkilön etu- ja sukunimi - Henkilön työnantaja / likennöitsijä - Henkilökohtainen mobiililaitenumero - Ajoneuvon rekisterinumero - Mahdollinen liikennöitsijänumero - GPS sijaintitiedot
Mobiililaiterekisterin tiedot tulevat henkilöltöä itseltään tai hänen työnantajaltaan sekä sijainninseurantapalvelun avulla tai mobiililaitteen välittämän seuranna avulla.
Henkilörekisterin tietoja säilytetään työsuhteen päättymisestä lukien seuraavat 10 + 1 vuotta.
Rekisterin tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Seurantaa suoritetaan erillisellä ajoneuvoseurantaohjelmalla.
Rekisterin tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. On kuitenkin mahdollista, että käsittelyssä käytetään EU/ETA -alueen ulkopuolisia palveluntarjoajia tai että palveluntarjoajien pilvet sijaitsevat EU/ETA -alueen ulkopuolella, jolloin tietojen siirtoperusteena käytetään SCC -vakiolausekkeita sekä tietojen siirroissa on toteutettu lisäsuojatoimia, kuten sisäiset ohjeistukset (henkilötietojen pseudonymisoinnista ja vastaavista) sekä mahdollisesti TIA -analyysi tilanteen vaatiessa sellaisen. Kun henkilötietoja käsittelevä organisaatio on sitoutunut EU-USA tietosuojakehykseen (DPF), käytetään siirtoperusteena silloin sitä sen voimassaolon aikana.
Rekisterin aineisto on ainoastaan sähköisessä muodossa.
Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin työnjohtaminen, valvominen, palkanlaskenta tai muu työsuhteeseen liittyvän asian hoito edellyttää. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee Suomessa. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Automattista päätöksentekoa henkilöistä ei seurannalla suoriteta, eikä rekisteröidylle aiheudu seurannasta haittaa tai seurauksia.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi. Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava tai se on tehtävä sähköpostiosoitteesta, jolloin pyytäjän henkilöllisyys varmennetaan varnistusviestikäytännöllä. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalvelupisteeseen.
Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen. Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä yrityksen asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle, tai se on tehtävä sähköpostiosoitteesta, jolloin pyytäjän henkilöllisyys varmennetaan varnistusviestikäytännöllä. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterin vastuuhenkilölle.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle. Mikäli henkilö toimii yrityksen tai organisaation yhteyshenkilönä, ei tietoja voida poistaa tänä aikana.
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka. Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat: Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki Puhelinvaihde: 029 566 6700 Kirjaamo: 029 566 6768 tietosuoja@om.fi www.tietosuoja.fi
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi työsuhteen päätyttyä.