SEY Suomen eläinsuojelu ry, Djurskyddet Finland rf (0217003-8)
Lintulahdenkatu 10
00500 Helsinki
Satu Lyytinen satu.lyytinen@sey.fi SEY Suomen eläinsuojelu ry Lintulahdenkatu 10 00500 Helsinki 044 7799 580
Käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen velvoite (jäsenet), sopimus (vapaaehtoiset), oikeutettu etu (markkinointi) sekä rekisteröidyn elintärkeiden etujen suojaaminen (tapahtumaosallistujien ruoka-aineallergiat). Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden tai sopimuksen aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. SEYn järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalta myös henkilöryhmäkohtainen kohdennettu suoramarkkinointi. Henkilötietojen käsittely perustuu: 1) SEYn lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta. 2) Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta. 3) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön. 4) Markkinoinnin osalta oikeutettuun etuun
Rekisteröidyn aiempi kiinnostus toimintaan.
Käsiteltävät henkilötiedot: Rekisterissä käsitellään SEYn jäsenten, vapaaehtoisten, luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin, arvontoihin ja kilpailuihin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat: • Nimi • Postiosoite • Puhelinnumero • Sähköpostiosoite • Syntymävuosi • Verkkolaskuosoite tai laskutussähköpostiosoite • laitetta tai yhteyttä koskevat tiedot (kuten www-osoite, MAC-osoite, sekä IP-osoite) SEYn luottamushenkilöiden (SEYssä tai SEYn jäsenyhdistyksessä) osalta lisäksi • Puheenjohtajuus • Toiminnanjohtajuus • Sihteeri • Talouden/rahastonhoitaja • Nuorisotoiminnan vastaava • Jäsenasioista vastaava • Tiedotusvastaava • Koulutusvastaava • Hallituksen jäsen ja varajäsen • Tai muu rooli yhdistyksessä Tapahtumiin osallistuvilta kerättävät tiedot: • nimi • sähköpostiosoite • syntymäaika • ruoka-aineallergiat ja ruokavalio (vain tilaisuuksiin, joissa on tarjoilua) (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys)
Rekisterinpitäjän henkilöstö sekä ulkoituskumppanit soveltuvin osin.
Tietoja saadaan jäsenen tekemistä rekisteröitymisistä sekä jäsensuhteen aikana jäsenen tekemistä ilmoituksista. Nimi- ja yhteystietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. Tietoja voidaan saada myös alihankkijoilta, jotka liittyvät palvelun käyttämiseen tai tuottamiseen. Jäsenten muista toimista digitaalisessa ympäristössä voidaan saada tietoja yhteistyökumppaneiden sivustoista, tietojärjestelmistä tai muista digitaalisista lähteistä, joihin kirjaudutaan sähköisen kutsun kautta (linkki), evästeiden kautta tai käyttämällä jäsenille annettuja tunnuksia. Jäsenrekisterin tiedot ovat ainoastaan organisaation käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole reksiterinpitäjän tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista. Ilman tietojen luovutusta ei voida muodostaa jäsenyyttä tai sopimusta. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö estä tietojen poistamista.
Jäsenten tiedot säilytetään 10 vuotta jäsenyyden päättymisestä lukien. Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuoden ajan sopimuksen päättymisestä. Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. Luottamushenkilöiden ja muiden vapaaehtoisten tiedot säilytetään toistaiseksi historiallista tutkimusta tai tilastollisia tarkoituksia varten.
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille. Tietoja luovutettaessa kolmansille, SEY varmistaa, että osapuoli on sitoutunut Euroopan parlamentin ja neuvoston asetukseen (EU) 2016/679 tai muuten täyttää asetuksen vaatimukset. Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole organisaation tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.
Jäsentapahtumissa kerättävät yhteystiedot ja muut manuaalisesti käsiteltävät jäsentietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja jäsentietoja. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Ainoastaan määrätyillä organisaation ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää jäsenrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Käytämme sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme. Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja: - vierailijan IP-osoite - vierailun ajankohta - selatut sivut ja sivujen katseluajat - vierailijan selain Sinun oikeutesi Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen. GOOGLE ANALYTICS Sivustolta kerätään käyttöstatistiikkaa Google Analytics -palveluun, jonka tarkoituksena on sivuston seuranta, kehittäminen ja markkinoinnin suunnitteleminen. Kerättävästä datasta ei voida yksilöidä tietoja yksittäiseen käyttäjään tai henkilöön. Lisäksi sivustolla on käytössä kohderyhmätieto- ja aihepiiritiedon keräys (Google Analytics Demographics), jolla tallennetaan käyttäjästä mm. ikä, sukupuoli ja käyttäjän aihepiirit. Näiden tietojen keräämiseen liittyviä asetuksia voit muuttaa omalla Google-tililläsi osoitteessa https://www.google.com/settings/ads Google Analytics seurannan voit ottaa halutessasi pois käytöstä Chrome-selaimen lisäosalla.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi. Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava tai todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalvelupisteeseen.
Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen. Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä yorganisaation asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle tai todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterin vastuuhenkilölle.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle. Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana. Pakollisia tietoja ovat: Yhdistyksen luottamushenkilöiden osalta: Yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot). (yhdistyslaki). Sopimussuhteissa olevat tahot: Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu). Ruokavaliotiedot ja allergiat tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu). Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä). (Sopimuksen tekeminen). Seuraus mikäli tietoja ei luovuta Ilman pakollisten tietojen luovuttamista • Yhdistyksen luottamustehtävään ei voida valita • Osallistumista ei vastaanoteta • Jäsenyyttä ei voi muodostaa • Vapaaehtoisena ei voi toimia
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka. Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat: Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki Puhelinvaihde: 029 566 6700 Kirjaamo: 029 566 6768 tietosuoja@om.fi www.tietosuoja.fi
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.