Rekrytointirekisteri

Tietosuojaseloste
Viimeksi päivitetty
21.02.2024

Rekisterinpitäjä

HGR Property Partners Oy (1874983-7)
Erottajankatu 11 A 23
00130 Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Riitta Heikkuri riitta.heikkuri@hgrpp.fi HGR Property Partners Oy Erottajankatu 11 A 23 00130 Helsinki +358405215179

Käsittelyn oikeusperuste

Oikeutettu etu

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on yrityksen henkilöstön rekrytointi. Käsittelyperuste on oikeutettu etu. Työntekijöiden rekrytoinnissa voi tapauskohtaisesti olla apuna ulkoinen rekrytointikumppani. Näissä tapauksissa rekisteröidystä voidaan luovuttaa toimeksisaajalle ne tiedot, jotka ovat tarpeellisia rekrytoinnin hoitamiseksi.

Oikeutetun edun peruste

Rekrytoinnin mahdollistaminen, työhakemusten käsittely sekä muu rekrytointiin liittyvien asioiden käsittely. Työnhakija voi kohtuudella odottaa, että heidän henkilötietojaan käsitellään edellä kuvattuihin tarkoituksiin, ja käsittely on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn etujen välisen intressipunninnan perusteella oikeutettua, sillä käsittelyn vaikutus rekisteröityyn on suotuisa (rekrytointiin liittyvä henkilötietojen käsittely) ja käsittelyyn on kohdistettu toimenpiteitä jotka suojaavat rekisteröidyn etuja (esimerkiksi tietoturvasta huolehtiminen).

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

Tiedot tulevat rekisteröidyltä itseltään.

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Rekisterinpitäjän henkilöstö sekä tapauskohtaiset ulkoistuskumppanit (rekrytointikumppanit) soveltuvin osin.

Suostumus

Käsittely perustuu lähtökohtaisesti oikeutettuun etuumme. Jos käsittely perustuu suostumukseen, suostumuksensa voi peruuttaa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjän edustajalle.

Rekisterin tietosisältö

Rekrytointirekisteri sisältää seuraavia tietoja: - nimi - syntymäaika - osoite - puhelinnumero - sähköpostiosoite - peruskoulutus- ja tutkinnot suoritusajankohtineen - muu suoritettu koulutus - sovellusten ja ohjelmien käyttötaidot - erityisosaaminen - kielitaito - nykyinen tehtävät (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus) - tärkeimmät aikaisemmat tehtävät (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus) - suosittelijat - mahdollinen kuva hakijasta - muut mahdolliset hakijan itse ilmoittamat tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot tulevat rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekrytointitietoja säilytetään niiden saamisesta 24 kuukautta, jonka jälkeen ne tuhotaan tietoturvallisesti. Erillisellä suostumuksella pidempään. Suostumuksen voi peruuttaa olemalla yhteydessä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei se ole rekrytoinnin kannalta välttämätöntä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet A: Manuaalinen aineisto

Paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, jonne on pääsy vain nimetyillä, salassapitosopimuksen allekirjoittaneilla henkilöillä. Kaikki muu rekisteriin liittyvä aineisto on sähköisessä muodossa ja tietoja käsitellään vain sähköisesti. Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa rekrytointiin liittyvän asian hoito edellyttää. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee Suomessa. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Rekisterin suojauksen periaatteet B: Sähköinen aineisto

Tietoihin on pääsy vain nimetyillä, salassapitosopimuksen allekirjoittaneilla henkilöillä, joilta edellytetään järjestelmään kirjautumisessa yksilöllistä käyttäjätunnusta ja salasanaa. Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin rekrytointiin liittyvän asian hoito edellyttää. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee Suomessa. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Automaattinen käsittely ja profilointi

Ei automaattista käsittelyä tai profilointia.

Tarkastusoikeus, eli oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalveluun tai todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalvelupisteeseen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen. Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä yrityksen asiakaspalveluun tai todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Rajoittamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterin vastuuhenkilölle.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle. Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka. Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat: Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki Puhelinvaihde: 029 566 6700 Kirjaamo: 029 566 6768 tietosuoja@om.fi www.tietosuoja.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi työsuhteen päätyttyä.