ASR-Palvelu Oy Tuomonpolku 3 B 04420 Järvenpää Puh. 040 515 7544 Mikäli asiakassuhde perustuu kunnan tai kuntayhtymän toimeksiantoon tai henkilölle on myönnetty palveluseteli, toimii rekisterinpitäjänä kyseinen kunta tai kuntayhtymä. Näiden asiakastietojen osalta noudatetaan rekisterinpitäjän tietosuojaselostetta ja siinä kuvattuja toimintamalleja. ASR-Palvelu Oy toimii näissä tapauksissa henkilötietojen käsittelijänä.
Maria Petäistö maria.petaisto@miljanhoivakoti.fi
Sopimus
Asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään asiakkaan hoidon ja kuntoutuksen suunnitteluun, järjestämiseen, toteutukseen ja arviointiin sekä muuhun asiaankuuluvaan käyttötarkoitukseen. Käsittelyn oikeusperusteena on sopimus, lakisääteinen peruste tai asiakkaan suostumus.
- Asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot. - Hoidon ja kuntoutuksen järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamisen kannalta tarpeelliset tiedot. - Hakemukset ja yhteydenotot sekä niiden käsittelytiedot. - Asiakaskertomusmerkinnät sekä muut asiakasprosesseissa syntyvät asiakirjat. - Asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tutkimus- ja hoitotiedot, yhteenvedot ja lausunnot. - Tiedot palvelun kestosta, laskutustiedot ja laskutusosoitteet. - Asiakkaan hoitoa ja kuntoutusta toteuttaneiden henkilöiden tiedot. - Mahdolliset tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet. - Päivittäistoimintaan liittyvät asiakastiedot.
Rekisterinpitäjän oma henkilöstö, kunnat/kuntayhtymät/kaupungit, terveyden- ja sosiaalihuollon ammattihenkilöt sekä yhteistyökumppanit kuten esimerkiksi alihankkijat ja muut sopimuskumppanit soveltuvin osin.
Jos käsittely perustuu suostumukseen, suostumuksena voi peruuttaa olemassa yhteydessä rekisterinpitäjään.
- Asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot. - Hoidon ja kuntoutuksen järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamisen kannalta tarpeelliset tiedot. - Hakemukset ja yhteydenotot sekä niiden käsittelytiedot. - Asiakaskertomusmerkinnät sekä muut asiakasprosesseissa syntyvät asiakirjat. - Asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tutkimus- ja hoitotiedot, yhteenvedot ja lausunnot. - Tiedot palvelun kestosta, laskutustiedot ja laskutusosoitteet. - Asiakkaan hoitoa ja kuntoutusta toteuttaneiden henkilöiden tiedot. - Mahdolliset tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet. - Päivittäistoimintaan liittyvät asiakastiedot.
Asiakas itse, asiakkaan laillinen edustaja tai lähiomainen. Hoitohenkilökunta ja terveyden- ja sosiaalihuollon ammattihenkilöt. Tietoja saadaan asiakkaan tekemistä rekisteröitymisistä sekä asiakassuhteen aikana asiakkaan tekemistä ilmoituksista. Tietoja voidaan saada myös kunnilta ja viranomaisilta tai muilta kumppaneilta, jotka liittyvät palvelun käyttämiseen tai tuottamiseen. Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan organisaation käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi. Tietoja ei luovuteta organisaation ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole rekisterinpitäjän tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.
Kun asiakassuhde päättyy tiedot tulostetaan ja toimitetaan asukkaan kotikunnan arkistoon. Tietoja säilytetään lain ja sopimusten vaatiman ajan, tämän jälkeen tiedot poistetaan. Henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin on tarpeen sen tarkoituksen täyttämiseksi, jota varten ne on kerätty, tai sen ajan kuin säilyttäminen on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tai mahdollisten korvausvaatimusten tai riitaisuuksien ratkaisemiseksi. Kirjanpidosta säädetyt lait myös velvoittavat pitämään kirjaa liiketoiminnasta sekä säilyttämään kirjanpitomateriaalia laissa määritellyn ajan.
Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Tietoja luovutetaan kunnille/kuntayhtymille/kaupungeille tai muille terveyden- ja sosiaalihuollon ammattihenkilöille sopimuksen niin vaatiessa. Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan organisaation käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa lisäarvopalvelun tuottamiseen tueksi.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole organisaation tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.
Asiakastapahtumissa kerättävät yhteystiedot ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Ainoastaan määrätyillä organisaation ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Käytämme sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme. Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja: - vierailijan IP-osoite - vierailun ajankohta - selatut sivut ja sivujen katseluajat - vierailijan selain Sinun oikeutesi Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.
Käytössä ei ole automaattista käsittelyä tai profilointia
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi. Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava tai todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalvelupisteeseen.
Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen. Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä organisaation asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle tai todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterin vastuuhenkilölle.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle. Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka. Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat: Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki Puhelinvaihde: 029 566 6700 Kirjaamo: 029 566 6768 tietosuoja@om.fi www.tietosuoja.fi
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.