Sähköisen viestinnän rekisteri

Tietosuojaseloste
Viimeksi päivitetty
31.05.2023

Rekisterinpitäjä

e21 Solutions Oy (1601472-2)
Itälahdenkatu 18 A, 2 krs.
00210 Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Mikko Särkikangas mikko@e21.fi

Käsittelyn oikeusperuste

Oikeutettu etu

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on rekisterinpitäjäorganisaation sähköpostiviestinnän ja muun sähköisen viestinnän mahdollistaminen. Saatavaa tietoa (sähköpostiosoite sekä itse viesteissä ja niiden liitetiedostoissa olevia mahdollisia yhteystietoja tai muita henkilötietoja) käytetään asiakassuhteiden synnyttämiseen, ylläpitoon sekä muihin rekisterinpitäjän viestinnällisiin tarpeisiin.

Oikeutetun edun peruste

Viestintä organisaation asiakkaiden, sidosryhmien ja potentiaalisten asiakkaiden kanssa, markkinointi ja myynti. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu kerättyjen ja käytettävien henkilötietojen käsittelyyn perustuu suoramarkkinointitarpeisiin ja elinkeinon harjoittamisen vapauteen. Suoramarkkinointi on EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Rekisterinpitäjän henkilöstö sekä ulkoistuskumppanit soveltuvin osin (taloushallinto, tietohallinto jne.) sekä viestintäosapuolet.

Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja: - Henkilön etu- ja sukunimi - Edustamansa yhteisö - Sähköpostiosoite - Postiosoite - Puhelinnumero - Tiedot aikaisemmista tilauksista - Keskustelutietoja viestittäjien välillä - Muita mahdollisten liitetiedostojen sisältämiä henkilötietoja

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan asiakkaalta vastaanotetuista sähköpostiviesteistä. Tietoja voidaan saada muilta sidosryhmiltä esim. joukkoviestinnän, viestiryhmien, eteenpäinohjausten tms. viestintätilanteiden kautta. Tietoja ei luovuteta rekisteriä pitävän organisaation ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole rekisterinpitäjän tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, asiakassuhteen hoidettavuus, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Tietoja säilytetään 10 vuotta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Sähköpostilistan tiedot ovat ainoastaan rekisterinpitäjän käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi. Tietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, asiakassuhteen hoidettavuus, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole rekisterinpitäjän tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista. Tietojen käsittelemisessä käytettävät ohjelmat, palvelimet ja muut tekniset apuvälineet voivat olla rekisterinpitäjän käyttämän ulkopuolisen palveluntarjoajan omistuksessa ja hallinnassa. Tällöin tietoja voidaan luovuttaa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, kuitenkin vain maihin, jotka EU-komissio on arvioinut riittävän tietosuojatason maiksi, tai palveluntarjoajille, jotka noudattavat EU:n mallitietosuojasopimuslausekkeita.

Rekisterin suojauksen periaatteet A: Manuaalinen aineisto

Manuaalisesti käsiteltävät, asiakastietoja sisältävät asiakirjat (esim. tulostetut sähköpostit tai niiden liitteet) säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.

Rekisterin suojauksen periaatteet B: Sähköinen aineisto

Ainoastaan määrätyillä organisaation ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää sähköpostia ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään. Mahdolliset monitoimilaitteet kuten skannerit ja niihin tallentuvien tietoihin pääsy on rajoitettu soveltuvin osin.

Evästeet

Käytämme sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme. Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja: - vierailijan IP-osoite - vierailun ajankohta - selatut sivut ja sivujen katseluajat - vierailijan selain Sinun oikeutesi Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen. Lue lisää käyttämistämme evästeistä täältä: https://www.e21.fi/kayttoehdot

Tarkastusoikeus, eli oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena tai todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalvelupisteeseen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen. Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tai todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Rajoittamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterin vastuuhenkilölle.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle. Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka. Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat: Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki Puhelinvaihde: 029 566 6700 Kirjaamo: 029 566 6768 tietosuoja@om.fi www.tietosuoja.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.