D-Fence Oy (1650666-3)
Kalevankatu 28
00100 Helsinki
Suomi
Juha Oravala Kalevankatu 28 09 6231418 juha.oravala (a) d-fence.eu
Oikeutettu etu
Rekisterin käyttötarkoitus on yrityksen asiakasrekisterin ylläpitäminen, asiakkaiden tilausten hallinnointi, arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen. Käsittelyperusteena on oikeutettu etu. Tietoja voidaan käyttää yrityksen toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoitukseen ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluissamme. Henkilötietoja käsitellään tietosuojalain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Rekisterin tietoja voidaan käyttää yrityksen omissa rekistereissä esimerkiksi mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Yritys saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi.
Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä on merkityksellinen suhde, tässsä tapauksessa asiakassuhde. Tietojen käsittelyssä edun toteuttamiseksi noudatetaan asianmukaisesti GDPR:n 5 artiklan mukaisia henkilötietojen käsittelyä koskevia periaatteita. Edun toteuttamiseksi käsiteltävät tiedot eivät ole arkaluonteisia eikä tietojen käsittely edun mukaiseen tarkoitukseen ei ole rekisteröidylle yllättävää. Käsittelyn vastustaminen edun mukaiseen tarkoitukseen ei olisi todennäköistä ja edun saavuttamiseksi ei ole vähemmän yksityisyyteen puuttuvaa keinoa. Oikeutetun edun lopputuloken tueksi on totetettu tasapainotesti.
Nimi, rekisteröidyn edustama yhteisö, käyttäjätunnus, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Rekisterinpitäjän henkilöstö sekä ulkoituskumppanit (taloushallinto jne) soveltuvin osin.
Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja: - Henkilön etu- ja sukunimi - Edustamansa yhteisö - Sähköpostiosoite - Postiosoite - Puhelinnumero - Lokitieto - Tiedot aikaisemmista tilauksista - Laskutukseen liittyvät asiat
Tietoja saadaan asiakkaan tekemistä ostoksista yrityksen liikkeissä, verkkopalvelussa tai jälleenmyyjillä sekä palvelun käytön aikana asiakasjärjestelmään liittyvistä ilmoituksista. Tietoja saadaan asiakkaan tekemistä rekisteröitymisistä sekä asiakassuhteen aikana asiakkaan tekemistä ilmoituksista. Nimi- ja yhteystietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. Tietoja voidaan saada myös alihankkijoilta, jotka liittyvät palvelun käyttämiseen tai tuottamiseen. Asiakkaiden muista toimista digitaalisessa ympäristössä voidaan saada tietoja yhteistyökumppaneiden sivustoista, tietojärjestelmistä tai muista digitaalisista lähteistä, joihin kirjaudutaan sähköisen kutsun kautta (linkki), evästeiden kautta tai käyttämällä asiakkaille annettuja tunnuksia. Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan yrityksen käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi.
Tietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämä aika, käytännössä 1 + 6 vuotta asiakkuuden päättymisvuodesta lukien, jonka jälkeen tiedot anonymisoidaan järjestelmistä.
Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan yrityksen käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi. Silloin tietoja ei luovuteta, vaan niitä käsitellään toimeksiantoon liittyen.
D-Fencen omat palvelut: Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle. Verkkokoulutusasiakkaiden osalta on mahdollista, että palvelualustan alikäsittelyssä tietoja siirtyy Yhdysvaltoihin, jolloin ensisijaisena siirtoperusteena on riittävyyspäätökseen perustuva DPF (Data Privacy Framework).
Asiakastapahtumissa kerättävät yhteystiedot ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.
Ainoastaan määrätyillä yrityksen ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään.
Käytämme sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme. Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja: - vierailijan IP-osoite - vierailun ajankohta - selatut sivut ja sivujen katseluajat - vierailijan selain Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla asetuksia evästebannerin kautta.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen.
Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen. Siirtopyyntö tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen.
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Pyyntö tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista. Pyynnöt tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen. Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.
Sinulla on oikeus pyytää sinua koskevia henkilötietoja sekä sinulla on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista. Pyynnöt tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen. Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka. Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat: Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki Puhelinvaihde: 029 566 6700 Kirjaamo: 029 566 6768 Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.