Keystaff Oy (3404513-5)
Linnoitustie 6
02600 Espoo
Tietosuojavastaava
privacy@keystaff.fi
Henkilöstörekisteri
2025-03-19
Lakisääteinen velvoite
Rekisterin käyttötarkoitus on yrityksen henkilöstön työsuhteiden, palkanmaksun ja niihin rinnastettavien toimenpiteiden mahdollistaminen.
Työntekijöiden palkanlaskenta ja -maksu voi myös olla ulkoistettu. Tällöin rekisteröidystä voidaan luovuttaa toimeksisaajalle ne tiedot, jotka ovat tarpeellisia palkanlaskentaa ja -maksua koskevan toimeksiannon hoitamiseksi.
Käsittelyperuste on tilanteesta riippuen lakisääteinen velvoite, sopimus tai suostumus riippuen kulloisenkin käsittelyn tarkoituksesta tai lähteestä, josta tiedot saadaan.
Rekisterinpitäjän työntekijät
Rekisterinpitäjän henkilöstö sekä ulkoistuskumppanit (taloushallinto) soveltuvin osin.
Oikeus suostumuksen peruuttamiseen:
Ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle tai sen edustajalle.
Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
- Henkilöllisyystiedot
- Yhteystiedot
- Koulutustiedot
- Kielitaito
- Palkkatiedot, verotiedot
- Pankkitili- ja maksutiedot
- Hätäkontakti
- Ammattiliiton jäsenyystiedot
- Työterveyshuollon käyntitiedot
- Sairauslomatiedot
- Työnhakijan soveltuvuustiedot (haastattelumuistiinpanot, kyselyt)
- Tapaturmatiedot
- Ansioluettelo (työhistoria, taidot ym.)
- Työhakemuksen tiedot
- Haastatteluissa annetut tiedot
- Maahanmuuttotiedot
- Käyttäjätilin ja lokitiedot
- Kulunvalvontatiedot
- Työtehtäviin, suoritukseen ja työtunteihin liittyvät tiedot
Vain tarpeelliset tiedot talletetaankuhunkin rekisteriin.
Saamme rekisterin tiedot rekisteröidyltä itseltään. Voimme myös saada tietoja muista lähteistä, kuten viranomaisilta, asiakasyrityksiltä, joille rekisteröity tekee töitä, vakuutuksenantajalta tai terveydenhuollon palveluntarjoajalta.
Kullekin taholle jaetaan vain tarpeelliset tiedot. Nämä tahot käsittelevät (mukaan lukien tallentaminen ja rekisteröinti) henkilötietojasi meidän puolestamme. Kuitenkin palveluntarjoajilla ei ole oikeutta tarkastella tietojasi, ellei se ole tarpeen palvelun toimivuuden varmistamiseksi.
Henkilörekisterin tietoja säilytetään työsuhteen päättymisestä lukien seuraavat 10 + 1 vuotta.
Yrityksen sopimuskumppanit, jotka käsittelevät tietoja yrityksen puolesta auttaakseen tarjottujen palveluiden toimittamisessa, perustuen osapuolten väliseen sopimukseen. Työntekijöille nämä ovat:
valitsemamme henkilöstöhallinnon palvelut ja pilvipalveluntarjoajat, sekä digitaaliset viestintäkanavat, joita käytätte kommunikoidessasi kanssamme, kuten chat-työkalut.
Pyynnöstäsi mahdollisesti myös valtion viranomaiset kuten Maahanmuuttovirasto tai työvoimaviranomaiset.
Mahdollisesti myös loppuasiakas, jonka lukuun rekrytoimme.
Työsuhteen aikana velvoitteidemme täyttämiseksi käytämme palveluja, jotka liittyvät työterveyshuoltoon, vakuutusyhtiöihin, työturvallisuuden hallintaan, palkanlaskentaan, laskutukseen ja kirjanpitoon. Lisäksi valtion viranomaispalveluita, jotka liittyvät verotukseen, maahanmuuttoon ja työllisyyteen, kuten Vero, työvoimaviranomaiset tai Maahanmuuttovirasto.
Lopulta yritys, jolle rekrytoimme tai tarjoamme työtäsi, ja joka saattaa vaatia oman ohjelmistonsa käyttöä.
Kullekin jaetaan vain tarpeellinen tieto. Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei se ole työsuhteen ylläpidon tai palkanmaksun kannalta välttämätöntä.
Rekisterin tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. On kuitenkin mahdollista, että käsittelyssä käytetään EU/ETA -alueen ulkopuolisia palveluntarjoajia tai että palveluntarjoajien pilvet sijaitsevat EU/ETA -alueen ulkopuolella, jolloin tietojen siirtoperusteena käytetään SCC -vakiolausekkeita sekä tietojen siirroissa on toteutettu lisäsuojatoimia, kuten sisäiset ohjeistukset (henkilötietojen pseudonymisoinnista ja vastaavista) sekä mahdollisesti TIA -analyysi tilanteen vaatiessa sellaisen.
Kun henkilötietoja käsittelevä organisaatio on sitoutunut EU-USA tietosuojakehykseen (DPF), käytetään siirtoperusteena silloin sitä sen voimassaolon aikana.
Työsopimuksia säilytetään lukitussa kaapissa, jonne vain arkistonhoitajalla on pääsy.
Kaikki muu rekisteriin liittyvä aineisto on vain sähköisessä muodossa ja tietoja käsitellään vain sähköisesti. Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin työnjohtaminen, valvominen, palkanlaskenta tai muu työsuhteeseen liittyvän asian hoito edellyttää. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee Euroopassa.
Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin työnjohtaminen, valvominen, palkanlaskenta tai muu työsuhteeseen liittyvän asian hoito edellyttää. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee Euroopassa.
Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän tietosuojavastaavalle.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten .
Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen.
Siirtopyyntö tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän tietosuojavastaavalle.
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.
Korjauspyyntö tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän tietosuojavastaavalle.
Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.
Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän tietosuojavastaavalle.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän tietosuojavastaavalle.
Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi työsuhteen päätyttyä.