Tilitoimisto Lemon Tree Oy (2599105-8)
Siltasaarenkatu 8-10
00530 Helsinki
Veera Lietkari tietosuoja@lemontree.fi
Oikeutettu etu
Rekisterin käyttötarkoituksena on yrityksen henkilöstön rekrytointi. Rekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään rekrytointiprosessin hallitsemiseksi, hakijoiden soveltuvuuden arvioimiseksi sekä mahdollisten tulevien rekrytointitarpeiden ennakoimiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää rekrytointiprosessien kehittämiseen ja tilastollisiin analyyseihin. Rekisterinpitäjällä on oikeus hyödyntää alihankkijoita rekrytointiprosessin eri vaiheissa. Tässä yhteydessä henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi, esimerkiksi tietojen tallentamiseksi kolmannen osapuolen hallinnoimalle palvelimelle rekisterinpitäjän toimeksiannosta. Henkilötestausten, psykologisten arviointien ja vastaavien käsittelyjen osalta oikeusperusteena on rekisteröidyn nimenomainen suostumus.
Työnhakija (ja työntekijä) voivat kohtuudella odottaa, että heidän henkilötietojaan käsitellään selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin, ja käsittely on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn etujen välisen intressipunninnan perusteella oikeutettua, sillä käsittelyn vaikutus rekisteröityyn on suotuisa (rekrytointiin liittyvä henkilötietojen käsittely) ja käsittelyyn on kohdistettu toimenpiteitä jotka suojaavat rekisteröidyn etuja (tasapainotesti). Rekisterinpitäjällä on oikeus käsitellä henkilötietoja oikeutetun edun nojalla, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut.
Perustiedot, työhakemuksen ja CV:n sisältämät tiedot, rekrytointiprosessiin liittyvät tiedot sekä muut tapauskohtaiset tiedot.
Luovuttaessaan rekisteriin kuuluvia henkilötietoja rekisterinpitäjä ottaa huomioon velvoittavan lainsäädännön vaatimukset. Rekisterinpitäjän henkilöstö, joille henkilötiedot ovat välttämättömiä liittyen työn suorittamiseen. Organisaatio käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Rekisterinpitäjä varmistaa sopimus- ja muilla järjestelyillä, että sen käyttämät yhteistyökumppanit käsittelevät henkilötietoja huolellisesti ja hyvää tietojenkäsittelytapaa noudattaen. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaistahoille, joilla on oikeus tietojen saantiin.
Oikeus suostumuksen peruuttamiseen silloin, jos käsittelyn oikeusperusteena on suostumus: Ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle yhteyspisteessä mainittuun yhteystietoon.
- nimi - osoite - puhelinnumero - sähköpostiosoite - valokuva (tai video) - peruskoulutus- ja tutkinnot suoritusajankohtineen sekä muu suoritettu koulutus - sovellusten ja ohjelmien käyttötaidot, muu erityisosaaminen - kielitaito - nykyinen tehtävät (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus) sekä tärkeimmät aikaisemmat tehtävät (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus) - suosittelijat - mahdollinen kuva hakijasta - CV - muut mahdolliset rekisteröidyn itse ilmoittamat tiedot
Rekisteriin tallennettavien tietojen ensisijaisena lähteenä toimii rekisteröity eli työnhakija itse. Tietoja voidaan saada myös muun muassa julkisista lähteistä sekä kolmansilta osapuolilta, esimerkiksi internet-sivustoilta, joihin työnhakija on itse viitannut tai joiden käyttöön hän on antanut suostumuksensa sekä rekisteröidyn ilmoittamilta suosittelijoilta. Tiedot saattavat sisältää myös muita rekrytointiprosessin aikana tallennettuja tietoja, joita hyödynnetään vain lain sallimissa rajoissa. Henkilötietojen antaminen on työnhakijalle lakisääteinen vaatimus, joka on edellytys työsopimuksen tekemiselle.
Rekisteröityjen henkilötietoja säilytetään rekisterissä 2 vuotta työhakemuksen jättämisestä, jonka jälkeen ne anonymisoidaan. Valitun työnhakijan osalta rekrytointiprosessin aikana kerätyt perustiedot ja muut työsuhteen kannalta olennaiset henkilötiedot siirretään sähköisesti henkilörekisteriin.
Rekisterin tiedot ovat pääsääntöisesti organisaation sisäisessä käytössä. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa ulkopuolisille palveluntarjoajille lisäarvopalveluiden tuottamiseksi.
Henkilötietojen siirrot toteutetaan aina EU tietosuoja-asetuksen (GDPR) asettamien vaatimusten mukaisesti. Rekisterin tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU tai ETA ulkopuolelle. Joissakin tapauksissa palveluntarjoajat tai heidän käyttämänsä pilvipalvelut voivat kuitenkin sijaita EU/ETA-alueen ulkopuolisissa maissa. Pääsääntöisesti tietoja siirretään vain maihin, jotka Euroopan komissio on hyväksynyt riittävän tietosuojan tason tarjoaviksi. Mikäli henkilötietojen käsittelyssä käytetään Yhdysvaltoihin sijoittunutta palveluntarjoajaa, joka on sitoutunut EU-USA tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework, DPF), käytetään siirron perustana tätä kehystä sen voimassaoloajan. Jos tietoja siirretään maahan, jota Euroopan komissio ei ole arvioinut riittävän tietosuojatason maaksi, siirrot perustuvat EU hyväksymiin SCC-vakiolausekkeisiin (Standard Contractual Clauses, SCC). Tällaisissa tapauksissa toteutamme teknisiä, organisatorisia tai sopimuksellisia lisätoimia tarvittavassa laajuudessa varmistaaksemme henkilötietojen suojaamisen vastaavasti kuin ETA-alueen sisällä.
Rekrytointirekisteriin liittyvä aineisto on pääasiassa vain sähköisessä muodossa ja tietoja käsitellään vain sähköisesti. Vanhimpia työsopimuksia voidaan säilyttää myös lukitussa kaapissa, jonne vain arkistonhoitajalla on pääsy. Manuaaliset työsopimukset tullaan sähköistämään vuoden 2024 loppuun mennessä, minkä jälkeen manuaalinen aineisto tuhotaan asianmukaisin menetelmin. Tämän jälkeen tietoja käsitellään vain sähköisesti. Kaikki muu rekisteriin liittyvä aineisto on vain sähköisessä muodossa ja tietoja käsitellään vain sähköisesti. Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin työnjohtaminen, valvominen, palkanlaskenta tai muu työsuhteeseen liittyvän asian hoito edellyttää. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin rekrytoinnin toimenpiteisiin liittyvien asioiden hoito edellyttää. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus sekä salasana, ja jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. Käsittelemme henkilötietojasi riittävin ja ajan tasalla olevin teknisin ja organisatorisin suojaustoimin. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Käytämme sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme. Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja: - vierailijan IP-osoite - vierailun ajankohta - selatut sivut ja sivujen katseluajat - vierailijan selain Sinun oikeutesi: Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla niiden asetuksia evästebannerista. Myös jotkut selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.
Henkilötietojen käsittely rekrytoinnissa ei sisällä automaattista päätöksentekoa. Jos jossain rekrytointiprosessin osassa arvioidaan työnhakijan henkilökohtaisia ominaisuuksia niin, että se sisältää profilointia, pyydetään käsittelyn tarkoituskohtainen suostumus.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalveluun tai todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta.
Rekisteröidyllä ei ole oikeutta siirtää tietoja järjetelmästä toiseen.
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä yrityksen asiakaspalveluun tai todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterin vastuuhenkilölle.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka. Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat: Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki Puhelinvaihde: 029 566 6700 Kirjaamo: 029 566 6768 tietosuoja@om.fi www.tietosuoja.fi
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely ja/tai tulla kokonaan unohdetuksi, mikäli käsittelyn oikeusperuste ja muut vaatimukset sen mahdollistavat.