Tietosuojaseloste

Ilmoituskanavarekisteri

22.09.2021

Rekisterinpitäjä

Braleva Kiinteistöpalvelut Oy (0194060-0)
PL 48
02321 Espoo

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tomas Rossi
tomas.rossi@braleva.fi

Braleva Kiinteistöpalvelut Oy
PL 48
02321 Espoo
09 801 3044

Käsittelyn oikeusperuste

Lakisääteinen velvoite

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Oikeusperusteena on ilmoituksen sisällön perusteella joko:

- lakisääteinen velvoite (direktiivin alainen ilmoitettu tieto) tai

- oikeutettu etu (direktiivin ulkopuolinen ilmoitettu tieto).

Tietojen käsittely perustuu ilmoittajansuojalakiin sekä ns. ”whistleblowdirektiiviin” ja niitä käsitellään väärinkäytösten, rikosten ja vastaavien ehkäisemiseksi sekä tutkimiseksi.

Oikeutetun edun peruste

Oikeutetun edun perusteena on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn merkityksellinen suhde: ilmoittaja on joko omaa henkilöstöä tai muuten WB -direktiivin mukainen sidosryhmäläinen suhteessa rekisterinpitäjään.

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

Ilmoitettavan nimi sekä muuta ilmoitettavan toimintaan liittyvää tietoa sekä ilmoittajan nimi, mikäli ilmoitusta ei ole tehty nimettömänä.

Käsittelyyn voi liittyä riski korkea riski annettavasta tiedosta johtuen. Riskejä on arvioitu tarkemmin ilmoituskanavarekisterin vaikutusten arvioinnissa, joka löytyy ”vaikutusten arvioinnit” osiosta Easy GDPR- palvelussa.

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Rekisterinpitäjän oma henkilöstö sekä syvempää tutkintaa vaadittaessa siihen dedikoitu ulkoistuskumppani, jonka GDPR- valmiudet on tarkastettu ja jonka kanssa on tehty artikla 28 -mukaiset muut toimenpiteet.

Tietoja voidaan myös luovuttaa poliisille tai muulle viranomaiselle tilanteessa, joissa on tapahtunut tai epäillään tapahtuneen rikos.

Suostumus

Käsittely perustuu oikeutettuun etuun sekä lakisääteiseen velvoitteeseen, suostumusta ei tarvita.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja:

- Ilmoittajan nimi
- Ilmoituksen kohteen nimi
- Ilmoituksen aiheena olevaa ilmoittajan antamaa tietoa.

Henkilötietoja, joilla selvästi ei ole merkitystä tietyn ilmoituksen käsittelyn kannalta, ei kerätä, tai jos niitä kerätään vahingossa, ne poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidyltä itseltään, eli ilmoittajalta.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilörekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin se on rekisterinpitäjän mahdollisen syyttömyystodistuksen kannalta välttämätöntä tai minkä laki määritelee säilytysajaksi. Tämän jälkeen tiedot tuhotaan tietoturvallisesti.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille muuta kuin syvemmissä tutkintatilanteissa valikoiduille, GDPR- kelpoisille toimijoille joiden kanssa on toteutettu artikla 28 mukaiset toimenpiteet.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet A: Manuaalinen aineisto

Ilmoituskanavarekisteriin liittyvä aineisto on pääasiassa vain sähköisessä muodossa ja tietoja käsitellään vain sähköisesti. Manuaalista aineistoa voi kuitenkin syntyä esimerkiksi suullisten tapaamisten yhteydessä kirjoitetuista muistioista tai vastaavista.

Pääsy Rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin asian käsittely, valvominen tai muu ilmoitukseen liittyvän asian hoito edellyttää.

Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Rekisterin suojauksen periaatteet B: Sähköinen aineisto

Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin kuin asian käsittely, valvominen tai muu ilmoitukseen liittyvän asian hoito edellyttää.
Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee Suomessa.

Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Evästeet

Automaattinen käsittely ja profilointi

Automattista päätöksentekoa tai muutakaan arviointia henkilöistä ei ilmoituskanavatoiminnalla suoriteta, eikä rekisteröidylle aiheudu käsittelystä haittaa tai seurauksia.

Tarkastusoikeus, eli oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Ilmoituksen kohteena olevalla rekisteröidyllä ei ole tarkastusoikeutta tietoihin, jos tietojen antaminen voisi haitata epäiltyjen rikkomisten selvittämistä tai ilmoittajansuojan vaaraantumisen.

Jos ilmoittamiseen käytetään puhelinlinjaa tai muuta ääniviestijärjestelmää, joka ei nauhoita keskustelua, on rekisterinpitäjällä oikeus dokumentoida suullinen ilmoitus ilmoituksen käsittelystä vastaavan henkilöstön jäsenen keskustelusta kirjoittaman tarkan pöytäkirjan muodossa. Ilmoittavalla henkilöllä on tällöin mahdollisuus tarkistaa, korjata ja hyväksyä allekirjoituksellaan keskustelusta laadittu pöytäkirja.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyillä ei ole oikeutta siirtää tietoja, jos tietojen antaminen voisi haitata epäiltyjen rikkomisten selvittämistä, käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu tai se saattaisi vaarantaa ilmoittajansuojan.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Ilmoittajalla on mahdollisuus tarkistaa, korjata ja hyväksyä allekirjoituksellaan esimerkiksi keskustelusta laadittu selostus.

Korjauspyyntö voidaan myös evätä. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Rajoittamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset, kunhan se ei haittaa epäiltyjen rikkomusten selvittämistä tai vaaranna ilmoittajansuojaa.Tällöin käsittelyä rajoitetaan, kunnes rekisterinpitäjä on varmistanut tietojen paikkansapitävyyden

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyillä ei ole oikeutta vastustaa käsittelyä, jos se voisi haitata epäiltyjen rikkomisten selvittämistä tai se mahdollisesti vaarantaisi ilmoittajansuojan.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voi tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyllä on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi työsuhteen päätyttyä, ellei tämä voisi haitata epäiltyjen rikkomisten selvittämistä tai mahdollisesti vaarantaa ilmoittajansuojan.