SEY Suomen eläinsuojelu ry, Djurskyddet Finland rf (0217003-8)
Lintulahdenkatu 10
00500 Helsinki
Satu Lyytinen satu.lyytinen@sey.fi SEY Suomen eläinsuojelu ry Lintulahdenkatu 10 00500 Helsinki 044 7799 580
Oikeutettu etu
SEY hankkii toimintansa mahdollistamiseksi lahjoituksia sekä jäseniä. SEYllä on lainsäädännöllinen velvoite ylläpitää jäsenrekisteriä. Lisäksi rekisterinpitäjällä on yleisen tietosuoja-asetuksen määrämä velvoite johon kuuluu rekisteröityjen tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden tai sopimuksen aikana, sen ylläpito ja kehittäminen. Rekisterin käyttötarkoitus on organisaation lahjoittajarekisterin ylläpitäminen, arkistointi ja käsittely sekä lahjoittajasuhteen hoitaminen. Kuukausilahjoittajien henkilötiedot rekisteröidään sopimussuhteen täyttämiseksi mutta niitä käytetään myös vedoten oikeutettuun etuun tarjota lahjoitusmahdollisuutta tai eläinsuojelutietoa SEYn toiminnoista aiemmin kiinnostuneille. Rekisteröityjen tietoja voidaan käyttää puhelimitse tehtävään varainhankintaan. Puhelut saatetaan nauhottaa koulutustarkoituksia varten. Käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu tai suostumus.
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on tuotteiden ja palvelujen kohdennettu sähköinen suoramarkkinointi. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu kerättyjen ja käytettävien henkilötietojen käsittelyyn perustuu elinkeinon harjoittamisen vapauteen.
Nimi, yhteystiedot, maksutiedot, syntymäaika
Rekisterinpitäjän henkilöstö sekä ulkoituskumppanit (taloushallinto) soveltuvin osin
- Nimi - Postiosoite - Puhelinnumero - Sähköpostiosoite - Lahjoittajien verkkolaskuosoite tai laskutussähköpostiosoite - Lahjoittajien lahjoitus- ja maksutiedot sekä pankkiyhteystiedot - Luvat ja suostumukset markkinoinnista - Evästeet, jotka tallentavat kirjautumis- sekä näyttöasetukset sisäänkirjautuessa tai kommentteja jättäessa. - Laitetta tai yhteyttä koskevat tiedot (kuten www-osoite, MAC-osoite, sekä IP- osoite) Käsittelytoimiin ei liity mainittavaa riskiä.
Tietoja saadaan lahjoittajan tekemistä rekisteröitymisistä sekä lahjoitussuhteen aikana lahjoittajan tekemistä ilmoituksista. Nimi- ja yhteystietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. Tietoja voidaan saada myös alihankkijoilta, jotka liittyvät palvelun käyttämiseen tai tuottamiseen. Lahjoittajien muista toimista digitaalisessa ympäristössä voidaan saada tietoja yhteistyökumppaneiden sivustoista, tietojärjestelmistä tai muista digitaalisista lähteistä, joihin kirjaudutaan sähköisen kutsun kautta (linkki), evästeiden kautta tai käyttämällä lahjoittajille annettuja tunnuksia.
Lahjoittajatiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on säännöllinen lahjoittaja. Kuukausilahjoitussopimuksen päättymisen tai viimeisen lahjoituksen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kolmen vuoden ajan viimeisestä lahjoituksesta tai yhteydenotosta.
Lahjoittajarekisterin tiedot ovat ainoastaan organisaation käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa esimerkiksi lisäarvopalvelun tuottamiseen. Tietoja ei luovuteta organisaation ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, laskutukseen tai henkilötietojen päivityksiin liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole reksiterinpitäjän tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai sopimussuhde estä tietojen poistamista.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole organisaation tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.
Asiakastapahtumissa kerättävät yhteystiedot ja muut manuaalisesti käsiteltävät lahjoittajatietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja lahjoittajatietoja. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Ainoastaan määrätyillä organisaation ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää lahjoittajarekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Käytämme sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme. Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja: - vierailijan IP-osoite - vierailun ajankohta - selatut sivut ja sivujen katseluajat - vierailijan selain Sinun oikeutesi Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen. GOOGLE ANALYTICS Sivustolta kerätään käyttöstatistiikkaa Google Analytics -palveluun, jonka tarkoituksena on sivuston seuranta, kehittäminen ja markkinoinnin suunnitteleminen. Kerättävästä datasta ei voida yksilöidä tietoja yksittäiseen käyttäjään tai henkilöön. Lisäksi sivustolla on käytössä kohderyhmätieto- ja aihepiiritiedon keräys (Google Analytics Demographics), jolla tallennetaan käyttäjästä mm. ikä, sukupuoli ja käyttäjän aihepiirit. Näiden tietojen keräämiseen liittyviä asetuksia voit muuttaa omalla Google-tililläsi osoitteessa https://www.google.com/settings/ads Google Analytics seurannan voit ottaa halutessasi pois käytöstä Chrome-selaimen lisäosalla.
SEY voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja markkinointiviestejä. Profiloinnin perusteena voidaan käyttää lahjoitustyyppiä, lahjoitussummaa, lahjoitussuhteen kestoa tai lahjoittamisen ajankohtaa, vetoomuksien allekirjoittamista, ikää ja sijaintia sekä liiton ja sen jäsenyhdistysten tehtäviä tai jäsenyyttä, verkkosivustovierailuja ja vuorovaikutuksia, sähköpostien vastaanottoa ja sähköpostitusten sisältämien linkkien avausmääriä, puheluiden vastaanottamista ja puheluihin vastaamista.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi. Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava tai todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalvelupisteeseen.
Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen. Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä organisaation asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle tai todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterin vastuuhenkilölle.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle. Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka. Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat: Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki Puhelinvaihde: 029 566 6700 Kirjaamo: 029 566 6768 tietosuoja@om.fi www.tietosuoja.fi
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.