Tietosuojaseloste

(K) Ahola Transport / Special - Kuljettajarekisteri

04.03.2022

Rekisterinpitäjä

Oyj Ahola Transport Abp

Indolantie 33
67600 Kokkola
Y-tunnus 2255397-6

Tietoja saatetaan tapauskohtaisesti luovuttaa Ahola Group konsernin muille yrityksille asiakassopimuksen mukaisten palveluiden ja liiketoiminnan toteuttamiseksi.

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tiina Ahola
Indolantie 33
358 20 7475 111
tiina.ahola@aholagroup.com

Käsittelyn oikeusperuste

Oikeutettu etu

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, joita ovat

- Koulutustehtävien käsittelyn mahdollistaminen
- Päivittäisen viestinnän mahdollistaminen
- Ajokäyttäytymiseen liittyvän hoidon seuranta
- Kuljettajatietojen yhdistäminen liikennöitsijään seurannan ja raportointia varten
- Pätevyyksien hyödyntäminen oikeaan toimeksiantoon
- Laivalippujen tilaamisen yhteydessä kuljettajan tiedot voiva välittyä laivayhtiölle
- Kuljetustehtävän aikana kuljettajan tiedot voivat välittyä asiakkaalle yhteydenottoa varten

Henkilötietoja käsitellään joko suostumuksen tai oikeutetun edun perusteella.

Oikeutetun edun peruste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena oman henkilöstön osalta on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (EU:n yleinen tietosuoja-asetus ” GDPR” art. 6.1 f-kohta).

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

Yhteystiedot, nimi, ajosta ilmenneet tiedot.

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Rekisterinpitäjän oma henkilöstö.

Tietoja voidaan luovuttaa poliisille ainoastaan erityistilanteissa rikosilmoitusmenettelyn kautta niissä tapauksissa, joissa on tapahtunut tai epäillään tapahtuneen rikos. Tietoja voi myös luovuttaa laivayhtiöille, asiakkaille tai kolmansille osapuolille mikäli toimeksianto sen vaatii.

Suostumus

Alihankkijoiden työntekijöiden osalta on kyse suostumuksesta sopimuksessa.
Suostumus suoraan kuljettajalta tulee "E-learning" koulutuksen kautta.

Suostumuksensa voi peruuttaa olemalla yhteydessä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

Rekisterin tietosisältö

Kuljettajarekisteri sisältää seuraavia tietoja:

- Nimi
- Osoitetiedot
- Edustettu organisaatio
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Maa
- Ajopiirturikortin numero
- Ajokortissa ilmenevät tiedot
- Ympäristöystävällisen ajotavan indexi
- Kuljettajan mahdolliset pätevyydet

Säännönmukaiset tietolähteet

Kuljettajan perustiedot rekisteröidään Addsecure Weboffice palveluun ja kulkevat Ahola Transportin kuljettajarekisteriin automaattisesti integraation kautta.
Ammattipätevyydet kerätään auditoimalla kuljettajia.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Tietoja säilytetään toistaiseksi, tiedot tarkistetaan kerran vuodessa ja mikäli ilmenee ei käytössä olevia kuljettajien tietoja niitä poistetaan.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Saatamme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, kuten poliisille tai muulle viranomaiselle, jos kyse on rikoksen selvittämisestä tai jos olemme muuten velvoitettuja luovuttamaan kyseiset tiedot lain tai viranomaispäätöksen nojalla.

Tietoja voi myös luovuttaa laivayhtiöille, asiakkaille tai kolmansille osapuolille mikäli toimeksianto sen vaatii.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet A: Manuaalinen aineisto

Rekisteriin liittyvä aineisto on vain sähköisessä muodossa ja tietoja käsitellään
ainoastaan sähköisesti. Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin työnjohtaminen ja seuranta sekä tehtävänkuvaus edellyttää.

Rekisterin suojauksen periaatteet B: Sähköinen aineisto

Kaikki tieto on sähköisessä muodossa. Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä rajatuilla henkilöillä ja siinä laajuudessa kuin työnjohtaminen ja tehtävänkuvaus edellyttää.

Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee EU:n alueella. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Evästeet

Ei käytössä

Automaattinen käsittely ja profilointi

Automattista päätöksentekoa henkilöistä ei suoriteta, eikä rekisteröidylle aiheudu seurannasta haittaa tai seurauksia.

Tarkastusoikeus, eli oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä.

Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi.

Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava tai se on tehtävä sähköpostiosoitteesta, jolloin pyytäjän henkilöllisyys varmennetaan varnistusviestikäytännöllä.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalvelupisteeseen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen. Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä yrityksen asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle, tai se on tehtävä sähköpostiosoitteesta, jolloin pyytäjän henkilöllisyys varmennetaan varnistusviestikäytännöllä.

Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi

Rajoittamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterin vastuuhenkilölle.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle. Mikäli henkilö toimii yrityksen tai organisaation yhteyshenkilönä, ei tietoja voida poistaa tänä aikana.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.

Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi yhteistyön päätyttyä.