Työnhakijarekisteri

Tietosuojaseloste
Viimeksi päivitetty
14.03.2023

Rekisterinpitäjä

Loomis Suomi Oy (1773520-6)
PL 6000
01511 Vantaa

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

fi.tietosuoja@loomis.com Switchboard +358 204 30 3000

Käsittelyn oikeusperuste

Oikeutettu etu

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Loomis Suomi Oy:n liiketoiminnassaan harjoittaman rekrytointitoiminnan hoitaminen. Rekisterin käyttötarkoitus on yrityksen henkilöstön rekrytointi. Käsittelyperuste on oikeutettu etu.

Oikeutetun edun peruste

Työsuhteen aloittaminen. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu kerättyjen ja käytettävien henkilötietojen käsittelyyn perustuu elinkeinon harjoittamisen vapauteen. Henkilöstön rekrytointi on EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen yrityksen oikeutettu etu.

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

Nimi, yhteystiedot, henkilötunnus, työtehtävän laatu.

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Rekisterinpitäjän henkilöstö sekä ulkoistuskumppanit (Jobilla, taloushallinto, perintä, viranomaiset jne.) soveltuvin osin.

Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja: - Tunnistetiedot (nimi, syntymäaika, kuva) - Yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite) - Työ- ja koulutushistoria (työtodistukset, työnantajat, tutkinnot, oppilaitokset) - Osaaminen ja kokemus (erityiset tiedot ja taidot, harrastukset, luottamustehtävät) - Muut työn hakemiseen ja soveltuvuuden arviointiin liittyvät tiedot (haastattelutiedot, soveltuvuusarviointi, luottotiedot, lääkärin soveltuvuusarvio)

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot tulevat rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Loomis Suomi Oy säilyttää työnhakijarekisterin tiedot enintään 2 vuotta. Työnhakijan omasta pyynnöstä häntä koskevat tiedot poistetaan välittömästi.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tietyissä tilanteissa muille ulkopuolisille rekisterinpitäjille. Näissä tilanteissa rekisterinpitäjä, eli tietoja vastaanottava taho määrittelee henkilötietojen käyttötarkoituksen ja sisällön. Rekisterin tietoja luovutetaan esimerkiksi seuraavissa tilanteissa: Viranomainen – Tapauskohtaiset viranomaisten vaatimukset Työntekijöiden rekrytoinnissa voi myös olla apuna ulkoinen rekrytointikumppani. Tällöin rekisteröidystä voidaan luovuttaa toimeksisaajalle ne tiedot, jotka ovat tarpeellisia rekrytoinnin hoitamiseksi.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet A: Manuaalinen aineisto

Työhakemuksia säilytetään lukitussa kaapissa, jonne vain arkistonhoitajalla on pääsy. Kaikki muu rekisteriin liittyvä aineisto on vain sähköisessä muodossa ja tietoja käsitellään vain sähköisesti. Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin rekrytointiin liittyvän asian hoito edellyttää. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee Suomessa. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Rekisterin suojauksen periaatteet B: Sähköinen aineisto

Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin rekrytointiin liittyvän asian hoito edellyttää. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee Suomessa. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Tarkastusoikeus, eli oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalveluun tai todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalvelupisteeseen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen. Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä yrityksen asiakaspalveluun tai todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Rajoittamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterin vastuuhenkilölle.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle. Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka. Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat: Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki Puhelinvaihde: 029 566 6700 Kirjaamo: 029 566 6768 tietosuoja@om.fi www.tietosuoja.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi työnhaun päätyttyä.