Tietosuojaseloste

Ajoneuvo- ja mobiiliseurantarekisteri

07.03.2022, päivitetty 13.09.2022

Rekisterinpitäjä

Alavus Ikkunat Oy (1796128-9)
Sepposentie 11
63410 Rantatöysä

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Erno Hautamäki
PL39 63301 Alavus
044 725 5725
erno.hautamaki@alavusikkunat.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Oikeusperusteena on tehtäväkohtaisesti joko rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai sopimus.

Tietojen käyttötarkoitus on seurata rekisteriin kirjattuja ajoneuvoja tai mobiililaitteita. Seurannalla saadaan näkyvyyttä ajoneuvojen nykytilanteesta ja sijainnista ajosuunnittelijoille ja terminaalityöntekijöille.

Ajosuunnittelijat pystyvät ennakoimaan ja reagoimaan ajoneuvojen aikataulutukseen; pysyvätkö ajoneuvot aikataulussa, onko myöhästymisiä, kalustorikkoja tai muita poikkeamia, sekä maksimoimaan ajokaluston täyttöasteen, vähentämään hukka-ajoa ja ympäristöpäästöjä.

Terminaalityöntekijät saavat näkyvyyttä tuleviin ajoneuvoihin, niiden määrään, aikatauluihin ja purettavan sekä lastattavan tavaran määrään.

Kartalla näytetään myös terminaalit. Käyttäjä voi palvelulla tarkastella ajokaluston ja terminaalien tarkempia tietoja.

Rekisterinpitäjän määritellyt henkilöt ovat oikeutettuja työtehtäviensä tai asemansa perusteella mobiililaite-seurannasta saatavien henkilötietojen käsittelyyn.

Oikeutetun edun peruste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena oman henkilöstön osalta on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (EU:n yleinen tietosuoja-asetus ” GDPR” art. 6.1 f-kohta).

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

Mobiililaiterekisterissä olevat henkilöt, joilla on rekisterinpitäjän mobiililaite työkalunaan.

Tiedot:
mobiililaitenumero, nimi, työnantajan nimi ja toimialueen terminaalin nimi.

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Rekisterinpitäjän oma henkilöstö.

Tietoja käsitellään Vehicle Monitor karttaohjelmalla, muutoin tietoja ei säännön-mukaisesti luovuteta mihinkään ilman lainmukaista perustetta (laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004).

Tietoja voidaan luovuttaa poliisille ainoastaan erityistilanteissa rikosilmoitusmenettelyn kautta niissä tapauksissa, joissa on tapahtunut tai epäillään tapahtuneen rikos.

Suostumus

Käsittely perustuu oikeutettuun etuun, suostumusta ei tarvita.

Alihankkijoiden työntekijöiden osalta on kyse sopimuksesta.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja:

- Henkilön etu- ja sukunimi
- Henkilön työnantaja / likennöitsijä
- Terminaalialue
- Henkilökohtainen mobiililaitenumero - Ajoneuvon rekisterinumero
- Liikennöitsijänumero
- GPS sijaintitiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Mobiililaiterekisterin tiedot tulevat henkilöltöä itseltään tai hänen työnantajaltaan sähköisellä tilauskanavalla.
Seurannan tiedot tulevat Vehicle Monitor karttaohjelmasta mobiililaitteen välittämän seurannan avulla.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilörekisterin tietoja säilytetään työsuhteen päättymisestä lukien seuraavat 10 + 1 vuotta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille.

Seurantaa suoritetaan Vehicle Monitor ajoneuvoseurantaohjelmalla.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet A: Manuaalinen aineisto

Rekisteriin liittyvä aineisto on vain sähköisessä muodossa ja tietoja käsitellään vain sähköisesti. Pääsy Rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin työnjohtaminen, valvominen tai muu työsuhteeseen liittyvän asian hoito edellyttää.

Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Rekisterin suojauksen periaatteet B: Sähköinen aineisto

Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin työnjohtaminen, valvominen, palkanlaskenta tai muu työsuhteeseen liittyvän asian hoito edellyttää.
Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee Suomessa. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Evästeet

Ei käytössä.

Automaattinen käsittely ja profilointi

Ei käytössä.

Tarkastusoikeus, eli oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä.

Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi.
Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava tai se on tehtävä sähköpostiosoitteesta, jolloin pyytäjän henkilöllisyys varmennetaan varnistusviestikäytännöllä.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalvelupisteeseen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen. Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä yrityksen asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle, tai se on tehtävä sähköpostiosoitteesta, jolloin pyytäjän henkilöllisyys varmennetaan varnistusviestikäytännöllä.

Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Rajoittamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Tällöin käsittelyä rajoitetaan, kunnes rekisterinpitäjä on varmistanut tietojen paikkansapitävyyden.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle. Mikäli henkilö toimii yrityksen tai organisaation yhteyshenkilönä, ei tietoja voida poistaa tänä aikana.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli rekisteröisty katsoo, että häntä koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voi tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyllä on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki p. 029 56 66700 tietosuoja@om.fi www.tietosuoja.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi työsuhteen päätyttyä.