Tietosuojaseloste

Rekrytointirekisteri

27.12.2021

Rekisterinpitäjä

Mertaoja- konserni

Tietoja saatetaan luovuttaa Mertaoja- konsernin yrityksille
asiakassopimuksen mukaisten palveluiden ja ketjuliiketoiminnan
toteuttamiseksi. Mertaoja- konsernin yrityksiä ovat:
Talouskonsultointi Mertaoja Oy (2198668-1)
Talousinfo Mertaoja Oy (3108294-2)

Erottajankatu 9 A
00130 Helsinki
040 829 6829
info@mertaoja.com

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Ilkka Haavisto
CEO
Puh. 040 740 3499
ilkka.haavisto@mertaoja.com

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on yrityksen henkilöstön rekrytointi.

Työntekijöiden rekrytoinnissa voi myös olla apuna ulkoinen
rekrytointikumppani. Tällöin rekisteröidystä voidaan luovuttaa
toimeksisaajalle ne tiedot, jotka ovat tarpeellisia rekrytoinnin hoitamiseksi.

Käsittelyperuste on oikeutettu etu.

Oikeutetun edun peruste

Työsuhteen aloittaminen.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu kerättyjen ja käytettävien henkilötietojen käsittelyyn perustuu elinkeinon harjoittamisen vapauteen.

Elinkeinon harjoittamisen vapaus, johon henkilöstön rekrytointi kuuluu, on EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen yrityksen oikeutettu etu.

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

Nimi, osoite, henkilötunnus, työtehtävän laatu.

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Rekisterinpitäjän henkilöstö sekä ulkoistuskumppanit (rekrytointikumppani jne.) soveltuvin osin.

Suostumus

Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
- Henkilön etu- ja sukunimi
- Henkilötunnus
- Sähköpostiosoite
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- Hakijan laatima esittely itsestään
- Koulutus- ja työkokemustiedot
- Todistusliitteet
- Mahdollinen kuva hakijasta
- Muut mahdolliset hakijan ilmoittamat tiedot
Myös mahdollisen suosittelijan nimi ja yhteystiedot voidaan tallettaa rekisteriin.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot tulevat rekisteröidyltä itseltään, ulkoiselta
rekrytointikumppanilta tai sosiaalisen median kanavista.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekrytointitietoja säilytetään niiden saamisesta 24 kuukautta, jonka jälkeen ne tuhotaan tietoturvallisesti.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei rekrytointiin osallistu ulkoinen rekrytointikumppani tai se ole työsuhteen aloittamisen kannalta välttämätöntä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet A: Manuaalinen aineisto

Työhakemuksia säilytetään lukitussa kaapissa, jonne vain arkistonhoitajalla on pääsy.

Kaikki muu rekisteriin liittyvä aineisto on vain sähköisessä muodossa ja tietoja käsitellään vain sähköisesti. Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin rekrytointiin liittyvän asian hoito edellyttää. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee Suomessa.

Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Rekisterin suojauksen periaatteet B: Sähköinen aineisto

Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin rekrytointiin liittyvän asian hoito edellyttää. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee Suomessa.

Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Evästeet

Automaattinen käsittely ja profilointi

Tarkastusoikeus, eli oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalveluun tai todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalvelupisteeseen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen.

Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta
virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.

Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä yrityksen asiakaspalveluun tai todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta.

Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä
perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.

Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Rajoittamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterin vastuuhenkilölle.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.

Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi rekrytoinnin päätyttyä.