Loomis Suomi Oy (1773520-6)
PL 6000
01511 Vantaa
fi.tietosuoja@loomis.com Switchboard +358 204 30 3000
Lakisääteinen velvoite
Oikeusperusteena on ilmoituksen sisällön perusteella joko: - lakisääteinen velvoite (direktiivin alainen ilmoitettu tieto) tai - oikeutettu etu (direktiivin ulkopuolinen ilmoitettu tieto). Tietojen käsittely perustuu ilmoittajansuojalakiin sekä ns. ”whistleblowdirektiiviin” ja niitä käsitellään väärinkäytösten, rikosten ja vastaavien ehkäisemiseksi sekä tutkimiseksi.
Oikeutetun edun perusteena on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn merkityksellinen suhde: ilmoittaja on joko omaa henkilöstöä tai muuten WB -direktiivin mukainen sidosryhmäläinen suhteessa rekisterinpitäjään. Ilmoitusten luonne myös vaikuttaa siihen, että niitä voidaan käsitellä tapauskohtaisesti eteenpäin laillisin perustein joko oikeutetun edun tai lainsäädännön velvoitteen perusteella.
Ilmoitettavan nimi sekä muuta ilmoitettavan toimintaan liittyvää tietoa sekä ilmoittajan nimi, mikäli ilmoitusta ei ole tehty anonyymisti. Ilmoituksella voi halutessaan antaa myös muita tietoja vapaa teksti-osiossa, kuten sähköpostiosoitteen jatkokäsittelyä varten. Käsittelyyn voi liittyä riski korkea riski annettavasta tiedosta johtuen. Riskejä on arvioitu tarkemmin ilmoituskanavarekisterin vaikutustenarvioinnissa.
Rekisterinpitäjän oma henkilöstö tai Loomis AB:n (emoyhtiö) vastuuhenkilöt heidän toimiessaan vastuutehtävissä ilmoituskanavan käsittelyssä sekä ilmoituskanavan palveluntarjoaja ylläpitotehtävissään, jonka GDPR- valmiudet on tarkastettu ja jonka kanssa on tehty yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 28 -mukaiset muut toimenpiteet. Tietoja voidaan myös luovuttaa poliisille tai muulle viranomaiselle tilanteessa, joissa on tapahtunut tai epäillään tapahtuneen rikos.
Käsittely perustuu oikeutettuun etuun ja lainsäädännön velvoitteeseen (ilmoittajansuojelulaki) eikä siten suostumusta tarvita. Alihankkijoiden työntekijöiden osalta on kyse suostumuksesta sopimuksessa.
Rekisteri sisältää yleensä seuraavia tietoja: - Ilmoittajan nimi - Ilmoituksen kohteen nimi - Ilmoituksen aiheena olevaa ilmoittajan antamaa tietoa. Loomis Suomen valitulla palveluntarjoajalla on vapaa teksti-muotoinen ilmoituspohja, johon ilmoittaja voi lisätä haluamansa tiedot. Näin ollen on mahdollista myös, että ilmoitus ei sisällä itsessään henkilötietoja, paitsi joitain teknisiä tietoja ilmoituksen käsittelyä varten. Toisin sanoen seuraavanlaisia henkilötietoja saatetaan käsitellä: - Nimi, osoite - Sukupuoli - Yksikkö, titteli - Kansalaisuus - Työntekijän numero - Puhelinnumero - Sähköpostiosoite - Ilmoituksen ominaisuudet - Tehdyt toimenpiteet - Tutkimusraportit - Muu tieto tapauksesta - Äänitiedosto - IP osoite ja muu tekninen tieto.
Rekisteröidyltä itseltään, eli ilmoittajalta.
Henkilörekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin se on rekisterinpitäjän mahdollisen syyttömyystodistuksen kannalta välttämätöntä.
Rekisterin tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille muuta kuin syvemmissä tutkintatilanteissa valikoiduille, GDPR- kelpoisille toimijoille joiden kanssa on toteutettu artikla 28 mukaiset toimenpiteet.
Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Ilmoituskanavarekisteriin liittyvä aineisto on pääasiassa vain sähköisessä muodossa ja tietoja käsitellään vain sähköisesti. Manuaalista aineistoa voi kuitenkin syntyä esimerkiksi suullisten tapaamisten yhteydessä kirjoitetuista muistioista tai vastaavista. Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin asian käsittely, valvominen tai muu ilmoitukseen liittyvän asian hoito edellyttää. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin kuin asian käsittely, valvominen tai muu ilmoitukseen liittyvän asian hoito edellyttää. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Ilmoituskanavan palveluntarjoaja käyttää istuntoevästeitä vierailijoiden käyttäessä verkkopalvelua ilmoituksien jättämiseen tai hallinnointiin viestintäturvallisuuden parantamiseksi. Istunnon evästetiedot poistetaan 2 tunnin kuluttua. Käyttäjä voi määritellä selaimen asetuksissa evästeiden poistamiseen, pois aktivointiin tai estämiseen liittyviä asetuksia.
Automattista päätöksentekoa tai muutakaan arviointia henkilöistä ei ilmoituskanavatoiminnalla suoriteta, eikä rekisteröidylle aiheudu käsittelystä haittaa tai seurauksia.
Rekisteröity pääsee aina verkko- tai puhelinpalveluun jättämän viestin koko sisältöön yksilöllisen pääsykoodin avulla. Jos ilmoittamiseen käytetään puhelinlinjaa tai muuta ääniviestijärjestelmää, joka ei nauhoita keskustelua, on rekisterinpitäjällä oikeus dokumentoida suullinen ilmoitus ilmoituksen käsittelystä vastaavan henkilöstön jäsenen keskustelusta kirjoittaman tarkan pöytäkirjan muodossa. Ilmoittavalla henkilöllä on tällöin mahdollisuus tarkistaa, korjata ja hyväksyä allekirjoituksellaan keskustelusta laadittu pöytäkirja.
Rekisteröidyillä ei ole oikeutta siirtää tietoja, jos tietojen antaminen voisi haitata epäiltyjen rikkomisten selvittämistä tai se saattaisi vaarantaa ilmoittajansuojan.
Ilmoittajalla on mahdollisuus tarkistaa ja korjata epätarkat henkilötiedot ilman aiheetonta viivästystä. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista, sikäli kun: (a) kiistää käsiteltävien henkilötietojen paikkansapitävyyden (b) käsittely on lainvastaista ja vastustaa henkilötietojen poistamista ja pyytää sen sijaan niiden käytön rajoittamista, (c) rekisterinpitäjä (Loomis Suomi Oy) ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity on vaatinut niitä oikeudellisten vaatimusten esittämiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, ja (d) vastustaa käsittelyä, kunnes on varmistettu, ohittaako rekisterinpitäjän laillinen käsittelyperuste rekisteröidyn oikeuden.
Rekisteröidyillä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä paitsi silloin, kun se voisi haitata epäiltyjen rikkomusten selvittämistä tai se mahdollisesti vaarantaisi ilmoittajansuojan.
Mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voi tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyllä on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka. Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat: Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki Puhelinvaihde: 029 566 6700 Kirjaamo: 029 566 6768 tietosuoja@om.fi www.tietosuoja.fi
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi työsuhteen päätyttyä, ellei tämä voisi haitata epäiltyjen rikkomusten selvittämistä tai mahdollisesti vaarantaa ilmoittajansuojan.