Loomis Suomi Oy (1773520-6)
PL 6000
01511 Vantaa
fi.tietosuoja@loomis.com Switchboard +358 204 30 3000
Oikeutettu etu
Oikeusperusteena on tehtäväkohtaisesti joko rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai sopimus. Tietojen käyttötarkoitus on seurata rekisteriin kirjattuja ajoneuvoja niissä olevilla mobiililaitteilla. Seurannalla saadaan näkyvyyttä ajoneuvojen nykytilanteesta ja sijainnista työnjohtajalle ja tuotannonsuunnittelijalle. Tuotannonsuunnittelijat pystyvät ennakoimaan ja reagoimaan ajoneuvojen aikataulutukseen; pysyvätkö ajoneuvot aikataulussa, onko myöhästymisiä, kalustorikkoja tai muita poikkeamia, sekä maksimoimaan ajokaluston täyttöasteen, vähentämään hukka-ajoa ja ympäristöpäästöjä. Käyttäjä voi palvelulla tarkastella ajokaluston tarkempia tietoja. Rekisterinpitäjän määritellyt henkilöt ovat oikeutettuja työtehtäviensä tai asemansa perusteella mobiililaite-seurannasta saatavien henkilötietojen käsittelyyn.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena oman henkilöstön osalta on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (EU:n yleinen tietosuoja-asetus ” GDPR” art. 6.1 f-kohta).
Rekisterissä olevat henkilöt ovat rekisterinpitäjän työntekijöitä, jotka työssään ajavat rekisterinpitäjän ajoneuvoa. Ajoneuvossa on mobiililaite sijainnin seurantaan. Mobiililaitteen tiedot: Nimi, ajoneuvo, toimipaikka
Rekisterinpitäjän oma henkilöstö. Tietoja käsitellään ajoneuvo- ja mobiililaiteseurantaohjelmalla, muutoin tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta mihinkään ilman lainmukaista perustetta (laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004). Tietoja voidaan luovuttaa poliisille ainoastaan erityistilanteissa rikosilmoitusmenettelyn kautta niissä tapauksissa, joissa on tapahtunut tai epäillään tapahtuneen rikos.
Ajoneuvo- ja mobiililaiterekisterit sisältävät seuraavia tietoja: - Henkilön etu- ja sukunimi - Henkilön työnantaja - Toimipaikka - Ajoneuvon rekisterinumero - GPS sijaintitiedot
Mobiililaiterekisterin tiedot tulevat seurantalaitteen kautta. Seurannan tiedot tulevat erillisestä karttaohjelmasta mobiililaitteen välittämän seurannan avulla.
Henkilörekisterin tietoja säilytetään työsuhteen ajan niin kauan kuin käsittelyn ja työsuunnittelun kannalta on tarpeellista.
Rekisterin tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille.
Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin aineisto on ainoastaan sähköisessä muodossa.
Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin työnjohtaminen, valvominen, palkanlaskenta (matkapäivärahat) tai muu työsuhteeseen liittyvän asian hoito edellyttää. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Automattista päätöksentekoa henkilöistä ei seurannalla suoriteta, eikä rekisteröidylle aiheudu seurannasta haittaa tai seurauksia.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä, mutta hänellä ei ole pääsyä suoraan käytettyyn sovellukseen. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi. Tarkastuspyynnön yhteydessä tarkastetaan kyselijän henkilöllisyys.
Rekisteröidyllä ei ole mahdollisuutta siirtää tietoja järjestelmästä toiseen.
Sijaintiseurantaohjelman luonteesta johtuen tietoja ei käytännössä voi korjata, sillä kyse on sijaintiseurannasta. Mikäli järjestelmässä on virheellisiä henkilön perustietoja (esim. nimi), voidaan näitä muokata oikeiksi.
Henkilön työtehtävien vuoksi rajoittaminen ei ole käytännössä mahdollista, sillä operatiivisista ja turvallisuussyistä Loomis Suomi joutuu käsittelemään sijaintitietoja.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle. Mikäli henkilö toimii yrityksen tai organisaation yhteyshenkilönä tai työntekijänä, ei tietoja voida poistaa tänä aikana.
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka. Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat: Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki Puhelinvaihde: 029 566 6700 Kirjaamo: 029 566 6768 tietosuoja@om.fi www.tietosuoja.fi