Suomen Arkkitehtiliitto ry SAFA (0116915-8)
Hämeentie 19 A
00500 Helsinki
Arja Lukin
arja.lukin@safa.fi
SAFA Palkinto- ja kunniamerkkirekisteri
2025-05-23
Oikeutettu etu
Tietoja käsitellään palkintojen ja kunniamerkkien ehdottamista, myöntämistä, hallinnointia ja julkaisua varten.
Käsittelyn oikeusperuste:
Oikeutettu etu (6 artikla 1 f kohta): palkintojen ja kunniamerkkien organisointi, tuomaritoiminnan koordinointi ja SAFAn hallinnon kehittäminen.
Henkilötietojen käsittely perustuu SAFA ry:n oikeutettuun etuun ylläpitää ja hallinnoida rekisteriä myönnetyistä palkinnoista ja kunniamerkeistä. Käsittely on tarpeen yhdistyksen toiminnan ja yhteiskunnallisen vaikuttavuuden kannalta merkittävien ansioiden tunnistamiseksi, palkitsemisen jatkuvuuden varmistamiseksi sekä yhdistyksen historiallisen ja kulttuurisen perinteen säilyttämiseksi.
Käsittely ei ole luonteeltaan arkaluonteista, eikä se aiheuta rekisteröidyille kohtuuttomia riskejä tai vaikutuksia. Rekisteröidyt voivat kohtuudella odottaa tietojensa käsittelyä tällaisessa kontekstissa, erityisesti kun palkitseminen on tapahtunut julkisesti.
Nimi, edustettu organisaatio, yhteystiedot
Rekisterinpitäjän henkilöstö sekä ulkoistuskumppanit soveltuvin osin.
Käsittelyn perustuessa suostumukseen, suostumuksen voi koska tahansa peruuttaa olemalla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilölle.
Rekisteröidyltä voidaan pyytää suostumus esimerkiksi nimeämiseen palkintolistassa tai kuvien julkaisuun SAFAn kanavissa.
Henkilörekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
- Henkilön nimi
- Yhteystiedot (sähköposti, osoite, puhelin)
- Mahdollinen jäsenyystiedot (jäsenyys SAFA:ssa, liittymisvuosi tms.)
- Palkintoehdotuksen perustelut
- Myönnetyt palkinnot / kunniamerkit ja ajankohdat
- Mahdolliset valokuvat tai julkaisumateriaali
- Käydyt keskustelut
Rekisteriin talletettavat tiedot saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:
- Rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi palkitsemisprosessin tai ehdotuksen yhteydessä toimitettujen tietojen perusteella
- SAFA ry:n omasta toiminnasta, kuten hallituksen päätöksistä, palkitsemisesityksistä ja myönnettyjä tunnustuksia koskevista asiakirjoista
- Yhdistyksen muista henkilörekistereistä, kuten jäsenrekisteristä, silloin kun tieto palkitsemisen saajasta liittyy jäsenyyteen tai jäsenen ansioihin
Tietoja voidaan myös täydentää julkisista lähteistä (esim. arkkitehtuurikilpailujen tulokset tai julkiset ansioluettelot), jos ne ovat olennaisia palkitsemisperusteen dokumentointiin.
Palkinto- ja kunniamerkkirekisteriin tallennettavat henkilötiedot säilytetään toistaiseksi. Säilyttäminen perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun ylläpitää pysyvää ja ajantasaista historiallista ja ansioihin perustuvaa rekisteriä, jota käytetään tunnustusten myöntämisen dokumentointiin, yhdistyksen toiminnan jatkuvuuden varmistamiseen sekä palkitsemis- ja historiatiedon arkistointiin.
Tietoja poistetaan tai oikaistaan rekisteröidyn pyynnöstä silloin, kun se on mahdollista ja kohtuullista ottaen huomioon rekisterin käyttötarkoitus, yhdistyksen velvoitteet ja oikeutetut edut.
Rekisterin tiedot ovat ainoastaan rekisterinpitäjän ja sen henkilöstön käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi.
Rekisterin tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
On kuitenkin mahdollista, että käsittelyssä käytetään EU/ETA -alueen ulkopuolisia palveluntarjoajia tai että palveluntarjoajien pilvet sijaitsevat EU/ETA -alueen ulkopuolella, jolloin tietojen siirtoperusteena käytetään SCC -vakiolausekkeita sekä tietojen siirroissa on toteutettu lisäsuojatoimia, kuten sisäiset ohjeistukset (henkilötietojen pseudonymisoinnista ja vastaavista) sekä mahdollisesti TIA -analyysi tilanteen vaatiessa sellaisen.
Kun henkilötietoja käsittelevä organisaatio on sitoutunut EU-USA tietosuojakehykseen (DPF), käytetään siirtoperusteena silloin sitä sen voimassaolon aikana.
Manuaalisesti käsiteltävät, asiakastietoja sisältävät asiakirjat (esim. tulostetut sähköpostit tai niiden liitteet, tulostetut www-lomakkeet tai vastaavat) säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa.
Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.
Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Ainoastaan määrätyillä organisaation ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää esim. työasemia, joiden ohjelmistoilla voidaan ylläpitää rekisterin tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen.
Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään ja työasemat tarkoitukseen soveltuvilla turvaohjelmistoilla.
Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Käytämme sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä.
Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme.
Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja:
- vierailijan IP-osoite
- vierailun ajankohta
- selatut sivut ja sivujen katseluajat
- vierailijan selain
Sinun oikeutesi
Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla niiden asetuksia evästebannerista. Myös jotkut selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen.
Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.
Lisätietoja käyttämistämme evästeistä on saatavilla osoitteessa: https://www.safa.fi/evasteet/
Ei automaattista käsittelyä tai profilointia.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen.
Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen.
Siirtopyyntö tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen.
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.
Pyyntö tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen.
Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.
Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt tulee tehdä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän yhteyspisteeseen.
Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.